اگر با «پانویس» همراه بوده باشید، در مورد اینکه چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم، توضیحاتی داده شد. همچنین با استانداردترین فرمت برای آدرس ای‌میل آشنا شدیم. در این پست می‌خواهم در مورد چگونگی انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل‌ بنویسم. خیلی از کاربران، گمان می‌کنند قسمت «موضوع» در هنگام نوشتن ای‌میل، قسمتی است که فقط باید با یکی دو کلمه، پر شود و مهم، خود متن ای‌میل است. متاسفانه باید گفت این تصور، همان‌طور که در ادامه می‌بینیم، یک تصور کاملاً اشتباه است. قبل از هر چیز، برای پی بردن به اهمیت انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل‌ها، یک مثال می‌زنم. فرض کنید یک روز صبح، ای‌میل خود را باز می‌کنید و می‌بینید مثل عکس زیر، چندین ای‌میل در صندوق ورودی خود دارید. کدام‌یک از این ای‌میل‌ها حس کنجکاوی شما را بیشتر تحریک می‌کند؟ کدام‌یک را زودتر باز می‌کنید؟

انتخاب موضوع ای‌میل

بدون شک، ای‌میل شماره ۲ را قبل از همه باز می‌کنید؛ چون می‌دانید در مورد چه چیزی می‌خواهد صحبت کند. روشن است که اولین برخورد گیرنده ای‌میل با ای‌میل‌تان، برخورد با موضوع ای‌میل است و چون بنا به اعتقاد خیلی‌ها، «اولین برخورد، تاثیرگذارترین برخورد است»؛ پس باید در انتخاب موضوع ای‌میل، نهایت دقت را به کار برد. در زیر، به چند نکته در مورد انتخاب موضوع مناسب، اشاره می‌کنم:

اولین نکته، این است که موضوع ای‌میل، به خوبی گویا باشد؛ به طوری که گیرنده ای‌میل، تنها با نگاه کردن به آن، متوجه متن ای‌میل شده و هدف‌مان را از ای‌میل زدن متوجه شود. فرض کنید طرف مقابل‌مان، روزانه ده‌ها و یا صدها ای‌میل از افراد مختلف دریافت می‌کند. امکان اینکه این شخص، وقت کافی برای خواندن همه ای‌میل‌ها را نداشته باشد، بسیار بالا است. بنابراین موضوع ای‌میل باید به اندازه کافی گویا باشد که توجه این شخص را به خود جلب کند و آن را باز کند. موضوع‌هایی مانند «سلام»، «خسته نباشید»، «یک سوال»، «راهنمایی»، «یک خواهش» و…، به هیچ‌وجه، گیرنده ای‌میل را برای باز کردن آن، تحریک نمی‌کند و لذا چنین ای‌میل‌هایی به جمع ای‌میل‌های خوانده نشده گیرنده اضافه می‌شوند.

دومین نکته، این است که موضوع ای‌میل، در عین گویا بودن، باید کوتاه باشد؛ چون اولاً بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، فقط چند کلمه اول موضوع را در لیست ای‌میل‌های جدید، نمایش می‌دهند و دوم اینکه، ممکن است گیرنده ای‌میل، به دلیل تعداد بالای ای‌میل‌های دریافتی، حوصله کافی برای خواندن موضوع‌های طولانی را نداشته باشد. به عنوان راه‌حلی برای کوتاه‌ کردن موضوع، می‌توان به عنوان مثال، به جای «بیست و هشتمین کنفرانس ملی …»، از «۲۸امین کنفرانس …» استفاده کرد؛ یعنی اعداد موجود در موضوع را به حروف بنویسیم. باید به این نکته هم توجه داشت که برای کوتاه ماندن موضوع، در صورت امکان، نباید از صفت و قید در موضوع ای‌میل استفاده کنیم.

موضوع ای‌میل

سومین نکته، این است که از نوشتن موضوع‌های «زرد» و بی‌ربط خودداری کنید. بارها و بارها ای‌میل‌هایی را دریافت کرده‌ام که موضوع آن‌ها هیچ ارتباطی به خود ای‌میل نداشته است و همین باعث شده است که یک جور حس منفی نسبت به فرستنده پیدا کنم و این حس روی جواب دادن به ای‌میل‌ها هم تاثیر بگذارد.

نکته چهارم، این است که هیچ‌وقت از علامت‌های تعجب‌ پشت سر هم، برای نشان دادن تعجب و یا جلب توجه گیرنده ای‌میل، استفاده نکنید. این کار، علاوه بر شلوغ کردن موضوع، ممکن است باعث پرت شدن حواس گیرنده ای‌میل شود.

نکته آخر، این است که سعی کنید موضوع‌ها، به صورت جمله خبری نباشند؛ چون خود «فعل» و «فاعل» این نوع جمله‌ها، باعث طولانی‌تر شدن موضوع می‌شوند. با وجود این، استفاده از جمله‌های پرسشی، نه تنها، اشکالی ندارد، بلکه گاهی باعث افزایش جلب توجه و علاقه گیرنده ای‌میل هم می‌شود.

مطلب مهمی که در اینجا باید به آن اشاره شود، این است که اگر می‌خواهید در ای‌میل‌تان، چند مطلب مختلف را مطرح کنید، لازم نیست در موضوع ای‌میل، به همه آن‌ها اشاره کنید. در چنین حالتی، باید به جای یک ای‌میل، چند ای‌میل بفرستید و در هر کدام از ای‌میل‌ها، به یک مطلب اشاره کنید.

email-subject-line-best-practices

حال برای روشن نکات بالا، چند مثال می‌زنم:

۱- فرض کنید می‌خواهید به استادی ای‌میل بزنید تا شما را در مورد نحوه رسم کردن یکی از شکل‌های مقاله فلانش راهنمایی کند. در این حالت، به جای نوشتن موضوع‌هایی مانند «رسم»، «شکل»، «راهنمایی»، «شکل مقاله» و…، موضوعی مانند «درخواست راهنمایی در مورد رسم کردن یکی از شکل‌های مقاله فلان‌تان» را به کار ببرید. همان‌طور که می‌بینید، این موضوع، در عین کوتاه بودن، هدف شما از فرستادن ای‌میل را مشخص می‌کند. به عبارت دیگر، استاد مورد نظر، فقط با نگاه کردن به موضوع ای‌میل، می‌تواند متوجه هدف شما بشود. علاوه بر این، چون در لیست ای‌میل‌های جدید می‌بیند کسی پیدا شده است که به نحوه رسم یکی از شکل‌های مقاله‌اش علاقه‌مند شده است، ای‌میل را قبل از ای‌میل‌های دیگر باز می‌کند.

۲- فرض کنید قرار است در آینده نزدیک، سومین کنفرانس بررسی اثرات آلودگی صوتی بر روی نوزادان در دانشکده‌تان برگزار شود و شما دبیر کمیته علمی کنفرانس هستید و باید از بعضی از استادان دانشگاه‌های دیگر، برای داروی مقالات، دعوت کنید. در این حالت، به جای استفاده از موضوع‌هایی مانند «کنفرانس آلودگی صوتی»، «کمیته علمی»، «داوری کنفرانس» و…، از موضوعی مانند «داوری مقالات سومین کنفرانس بررسی اثرات آلودگی صوتی بر روی نوزادان» استفاده کنید.

subject_line_2

نوشتن ای‌میل‌ انگلیسی

تمام توضیحات بالا در مورد ای‌میل‌های انگلیسی هم صادق است. تنها باید توجه داشت که:

  1. موضوع ای‌میل، بدون ایراد گرامری باشد تا گیرنده ای‌میل بتواند به راحتی، متوجه منظور شما بشود.
  2. از به کار بردن حروف بزرگ (به جز حرف اول) در قسمت موضوع، خودداری کنید؛ چون همان‌طور که می‌دانید بیشتر هرزنامه‌ها دارای موضوعی با حروف بزرگ هستند. بنابراین، امکان اشتباه گرفته شدن ای‌میل‌تان با هرزنامه و در نتیجه، حذف آن، بالا می‌رود.
  3. تا جایی که امکان دارد، از کلماتی مانند Free, Sale, Off, Money و… در موضوع استفاده نکنید؛ چون این کلمات، کلماتی هستند که بیشتر در ای‌میل‌های تبلیغاتی از آن‌ها استفاده می‌شود و اکثر سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، این کلمات را به لیست سیاه خود اضافه کرده‌اند و بنابراین اگر موضوع ای‌میل‌تان، حاوی یکی از این کلمات باشد، احتمال اینکه به پوشه اسپم گیرنده برود، زیاد است.

به عنوان مثالی برای ای‌میل انگلیسی، فرض کنید می‌خواهید یک استاد فرنگی را برای چهل و چهارمین کنفرانس ریاضی ایران دعوت کنید. برای این کار، می‌توان از موضوع

Invitation: ‎The‎‎ 44th ‎I‎ranian ‎Mathematics‎ Conference, 27-30‎ Aug ‎‎‎

استفاده کرد.
در پست‌های بعدی وبلاگ پانویس، در مورد چگونگی شروع کردن متن ای‌میل به زبان فارسی و انگلیسی و موارد دیگر خواهم نوشت.

لینک ثابت نوشته: http://panevis.ir/?p=205
منبع: +

 

این نوشته را به اشتراک بگذارید: