در نوشته‌های پیشین «پانویس»، با اینکه چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم، استانداردترین فرمت برای آدرس ای‌میل و انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل آشنا شدیم. در این نوشته، در مورد نحوه شروع کردن متن ای‌میل، صحبت می‌کنیم.

در یک ای‌میل، گیرنده ای‌میل، بعد از آدرس فرستنده و موضوع ای‌میل، اولین چیزی که به چشمش می‌خورد، ابتدای متن ای‌میل است؛ بنابراین این قسمت باید به طور مناسب، انتخاب شود تا اثر مثبتی را روی گیرنده بگذارد. از آنجایی که چگونگی شروع متن ای‌میل، بستگی به جایگاه گیرنده ای‌میل دارد، پس حالت‌های مختلفی برای شروع کردن ای‌میل وجود دارد:

ای‌میل فارسی

۱- اگر گیرنده ای‌میل، به عنوان مثال، کارمند قسمتی از یک دانشگاه، یک شرکت، یک اداره و… است، ای‌میل را با عبارت‌هایی مثل

سرکار خانم فلانی،

شروع کنید. دقت داشته باشید که آوردن نام گیرنده، به هیچ‌وجه لازم نیست. همچنین به قرار گرفتن علامت کاما بعد از نام خانوادگی گیرنده، توجه کنید. علاوه بر این، اگر گیرنده، به عنوان مثال، دارای مدرک مهندسی است، شایسته است از عبارت «سرکار خانم مهندس فلانی،» استفاده شود. مزیتی که ذکر عنوان «مهندس» دارد، این است که گیرنده، متوجه می‌شود که از قبل، اطلاعاتی در مورد او داریم و بنابراین حس مثبتی در او به وجود می‌آورد.

start-email-2

۲- اگر گیرنده، دارای مدرک دکتری است، بهتر است لفظ «دکتر» را به کار ببرید؛ یعنی ای‌میل را به صورت

جناب آقای دکتر فلانی،

شروع کنید. توجه داشته باشید که اگر گیرنده ای‌میل، به عنوان مثال، استادتمام (پروفسور) است، لازم نیست از عبارتی مثل «جناب آقای پروفسور فلانی،» استفاده شود. نکته دیگری که باید به آن اشاره شود، این است که بعضی‌ها هنگام نوشتن ای‌میل، از واژه «عزیز» هم استفاده می‌کنند و ای‌میل را به صورت «جناب آقای دکتر فلانی عزیز،» شروع می‌کنند. واژه «عزیز»، معادل واژه فرنگی Dear است و هیچ اشکالی در این کار نیست.

start-email-3

ای‌میل انگلیسی

در حالت شماره ۱، اگر گیرنده، خانم است، ای‌میل را با عبارت

Dear Ms. Folani,

و اگر آقا باشد، ای‌میل را با

Dear Mr. Folani,

شروع کنید. نکته بسیار مهمی که در حالت خانم بودن گیرنده، وجود دارد، این است که هیچ‌وقت از Mrs و Miss به جای Ms استفاده نکنید؛ از Mrs برای خطاب کردن خانم‌های متاهل و از Miss برای خطاب کردن خانم‌های مجرد استفاده می‌شود. بنابراین، هر وقت اطلاعی از وضعیت تاهل گیرنده خانم نداشتید، از Ms استفاده کنید. علاوه بر این، بعضی از خانم‌های فرنگی، دوست ندارند از عنوان‌های Mrs و Miss برای خطاب کردن آن‌ها استفاده شود؛ پس بهتر است در همه حال، عنوان Ms را به کار ببرید. در مورد آقایان هم بهتر است همیشه از Mr استفاده کنید. نکته دیگر، بودن علامت نقطه بعد از Ms و Mr و بزرگی و کوچکی حروف است که باید به آن توجه شود. نکته آخر، این است که در ای‌میل‌های انگلیسی، سلام کردن، زیاد مرسوم نیست؛ البته در ای‌میل‌های بعدی، می‌توان سلام و حتی احوال‌پرسی هم کرد.

start-email-1

در حالت شماره ۲، ای‌میل را با عبارت

Dear Professor Folani,

شروع کنید. در اینجا هم چند نکته وجود دارد:

  1. واژه Professor در اینجا، به معنی مرتبه استادتمامی نیست؛ بلکه به معنی «استاد بودن در کاری» به معنای عامیانه است؛ بنابراین، حتی اگر گیرنده، دانشجوی دکتری هم باشد، بهتر است از عنوان Professor استفاده کنید.
  2. هیچ‌وقت به جای Professor، مخفف آن، یعنی Prof را به کار نبرید؛ چون ممکن است در بعضی از فرهنگ‌ها، نوعی بی‌احترامی به حساب بیاید.
  3. به جای Professor، نباید از Dr استفاده کنید؛ چون در بعضی از کشورها، از Dr برای خطاب کردن پزشکان استفاده می‌شود.
  4. حتی اگر گیرنده ای‌میل، از هر نظر، همکار به حساب بیاید، باز هم بهتر است به جای عبارتی مثل Dear Colleague، از Dear Professor Folani استفاده کنید.

start-email-4

نامشخص بودن گیرنده ای‌میل

شاید تا به حال، در بعضی از صفحات فارسی وب، با جمله‌هایی مثل

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد برنامه کنفرانس، با ای‌میل زیر تماس بگیرید.

و یا در صفحات انگلیسی وب، با جمله‌ای مثل

If you need any further information, do not hesitate to contact us through the following email address.

که در آن‌ها، نه نام، نه نام خانوادگی و نه موقعیت گیرنده ای‌میل مشخص نیست، برخورد کرده باشید. در این حالت‌، اگر ای‌میل، فارسی است، از عبارتی مثل «خانم یا آقای عزیز» و اگر، ای‌میل، انگلیسی است، از عبارتی مثل Dear Sir or Madam استفاده می‌شود؛ البته گاهی عبارت To whom it may concern نیز به کار می‌رود؛ اما چون از این عبارت، بیشتر در نامه‌های کاغذی استفاده می‌شود، در دنیای ای‌میل، زیاد مرسوم نیست. جدای از این، به نظر من، این عبارت، ای‌میل را ماشینی می‌کند!

نکته آخری که باید به آن توجه کنید، این است که در ای‌میل‌ها، برخلاف نامه‌های کاغذی، نیازی به نوشتن سِمت گیرنده ای‌میل نیست. به عنوان مثال، نیازی نیست ای‌میل را با عبارتی مثل

مدیریت محترم مرکز استعدادهای درخشان دانشگاه فلان

شروع کنید؛ کافی است فقط از یکی از حالت‌های بالا استفاده کنید.

در نوشته‌های بعدی «پانویس»، در مورد جنبه‌های دیگر نوشتن ای‌میل رسمی و آکادمیک، خواهم نوشت. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید.
لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=248

این نوشته را به اشتراک بگذارید: