در نوشته‌های قبلی «پانویس»، با بعضی از نکات مربوط به نوشتن ای‌میل رسمی و آکادمیک آشنا شدیم. در این نوشته، می‌خواهم در مورد چگونگی نوشتن متن ای‌میل بنویسم.

قبل از هر چیزی، دوباره یادآوری می‌کنم که نوشته‌هایی که در «پانویس» در مورد نوشتن ای‌میل فارسی و انگلیسی منتشر می‌شود، مخصوص ای‌میل‌های آکادمیک و رسمی است. به عبارت دیگر، نیازی نیست که این نکات را در هنگام فرستادن ای‌میل به دوستان و همکاران نزدیک‌تان رعایت کنید.

نوشتن ای‌میل‌ فارسی

من همیشه ای‌میل‌هایم را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع می‌کنم. البته منظورم از معرفی، زندگی‌نامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ای‌میل را با جمله‌ای مثل «من وحید دامن‌افشان، مدرس ریاضی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه هستم.» شروع می‌کنم. حس می‌کنم با معرفی خودم در ابتدای ای‌میل، حس خوبی در گیرنده ای‌میل ایجاد می‌شود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ای‌میل، ترغیب می‌شود.

بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ای‌میل که می‌تواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان می‌کنم. سعی کنید هدف‌تان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. توجه داشته باشید که زمان استفاده از سبک نوشتن میرزابنویس‌های قاجاری تمام شده است. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ای‌میل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک می‌کند.

نوشتن ای‌میل رسمی

گاهی با توجه به هدف ای‌میل، لازم است که مثلاً رزومه‌تان را هم به ای‌میل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، فایل‌های پیوست‌شده به ای‌میل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار می‌گیرد، سعی کنید در انتهای متن ای‌میل، با جملاتی مثل «جهت اطلاعات بیشتر، رزومه خود را نیز پیوست کرده‌ام»، این موضوع را به اطلاع گیرنده ای‌میل برسانید.

بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، می‌توانید از گیرنده برای گذاشتن وقت روی خواندن ای‌میل‌تان تشکر کنید. بعد از آن، حتی می‌توانید از جملاتی مانند «بی‌صبرانه منتظر شنیدن ایده‌ها و راهنمایی‌های ارزشمند شما درباره این موضوع هستم.» استفاده کنید.

در انتها نیز متن ای‌میل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارت‌هایی مثل

با کمال احترام،
وحید دامن‌افشان

و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسم‌ دقت کنید. درست است که در ابتدای ای‌میل نیز خودتان را معرفی کرده‌اید، اما در انتهای ای‌میل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامه‌ها و درخواست‌های کاغذی را دارد.

به طور کلی، در هنگام نوشتن ای‌میل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانه‌تر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ای‌میل‌تان را بیشتر می‌کنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدم‌ها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند.

نکته‌ای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیده‌ام که بعضی از همکاران، ای‌میل‌هایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود می‌فرستند، به انگلیسی می‌نویسند. من واقعاً هیچ‌وقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ای‌میل‌ها، پر از اشکال‌های گرامری است. چرا هنگام فرستادن ای‌میل به یک فارسی‌زبان دیگر، از زبان مادری‌مان استفاده نکنیم؟

در اینجا، برای نمونه، یکی از ای‌میل‌های خودم را که چند وقت پیش به جناب آقای دکتر محمد قدسی، مدیر وبلاگ «استادان علیه تقلب» فرستادم، می‌آورم:

نوشتن ای‌میل رسمی

به عبارت «آقای دکتر قدسی عزیز،» که در نوشته نحوه شروع کردن متن ای‌میل به نحوه نوشتن آن اشاره شد، توجه کنید.

در نوشته‌های بعدی «پانویس»، در مورد نحوه نوشتن رسمی ای‌میل انگلیسی خواهم نوشت. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها باخبر شوید، می‌توانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» شوید و یا برای اشتراک ای‌میلی، ای‌میل خود را در کادر زیر وارد و ثبت کنید:

دقت داشته باشید که برای فعال‌سازی اشتراک ای‌میلی، باید ای‌میلی که از طرف وبلاگ برای‌تان فرستاده می‌شود را تأیید کنید.

لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=415

این نوشته را به اشتراک بگذارید: