نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی دغدغه خیلی از دانشجویان و استادان است. در نوشته قبلی «پانویس»، به نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی اشاره کردم. در این نوشته، میخواهم در مورد نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی بنویسم. برای اینکه مطالب این نوشته، مستقل از نوشته قبلی باشد، بعضی از مطالب نوشته قبلی را دوباره تکرار میکنم.
نوشتن ایمیل انگلیسی
در ایمیلهای انگلیسی، من همیشه متن ایمیل را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع میکنم. البته منظورم از معرفی، زندگینامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ایمیل را با جملهای مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع میکنم. حس میکنم با معرفی خودم در ابتدای ایمیل، حس خوبی در گیرنده ایمیل ایجاد میشود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ایمیل، ترغیب میشود.
نکتهای که در همین ابتدا باید به آن توجه کرد، این است که در ایمیلهای انگلیسی، سلام و احوالپرسی، زیاد مرسوم نیست. علاوه بر این، با توجه به ماهیت کاملاً متفاوت زبان فارسی و انگلیسی و تفاوت فرهنگی موجود، به هیچوجه نباید عبارتهای فارسیای مثل «سلام و خسته نباشید» را لفظ به لفظ به انگلیسی ترجمه کرد و در ابتدای ایمیل قرار داد؛ چون حتی اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوی خسته نبودن در ابتدای یک ایمیل برای یک انگلیسیزبان، تعجبآور خواهد بود.
بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ایمیل که میتواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان میکنم. سعی کنید هدفتان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ایمیل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک میکند.
نکته خیلی مهمی که باید به آن توجه کنید این است که جملات، گرامر درستی داشته باشند؛ به ویژه اگر گیرنده ایمیل، کسی است که زبان مادریاش انگلیسی است، باید دقت خود را چند برابر کنید؛ چون ممکن است با دیدن یک اشکال گرامری، به دلیل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ایمیل، خودداری کند. یک مثال برای زبان فارسی میزنم: فرض کنید شما یک مدرس دانشگاه هستید که روزانه دهها ایمیل دریافت میکنید. یکی از این ایمیلها، ایمیل زیر است که از طرف یک غیرفارسیزبان دریافت کردهاید:
سلام
من کارها به یکی از مقالهها نیاز داشت. امکان ارسال وجودی نداشت. لذا ارسال کرد.
ممنون
همانطور که میبینید متن ایمیل، گرامر درستی ندارد و فهمیدن منظور فرستنده، مشکل است. بدون شک، بیدرنگ آن را حذف میکنید. دلیل آن هم روشن است: شما به سختی، برای نگاه کردن به ایمیلهایتان وقت دارید؛ چه برسد به اینکه بخواهید آنها را رمزگشایی کنید.
توجه داشته باشید که همانطور که در زبان فارسی، لحن مکالمات روزمره با لحن نامههای اداری، کاملاً فرق میکند، طبیعتاً در هر زبان دیگری هم مثل زبان انگلیسی اینگونه موارد، تفاوتهایی با همدیگر دارند. بنابراین قبل از فرستادن ایمیل به زبان انگلیسی، حتماً گرامر آن را با یکی از دوستان خود چک کنید تا هیچگونه اشتباه گرامری در آن وجود نداشته باشد.
گاهی با توجه به هدف ایمیل، لازم است که مثلاً رزومهتان را هم به ایمیل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، فایلهای پیوستشده به ایمیل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار میگیرد، سعی کنید در انتهای متن ایمیل، با جملاتی مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
این موضوع را به اطلاع گیرنده ایمیل برسانید.
بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، میتوانید پیشاپیش از گیرنده با جملاتی مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
برای گذاشتن وقت روی خواندن ایمیلتان تشکر کنید.
در انتها نیز متن ایمیل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارتهایی مثل
With warm regards,
Vahid Damanafshan
و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسمتان دقت کنید. درست است که در ابتدای ایمیل نیز خودتان را معرفی کردهاید، اما در انتهای ایمیل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامهها و درخواستهای کاغذی را دارد.
به طور کلی، در هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانهتر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ایمیلتان را بیشتر میکنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدمها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند. برخلاف ما ایرانیها، فرنگیها به هیچوجه، چاپلوسی کردن را دوست ندارند.
نکتهای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیدهام که بعضی از همکاران، ایمیلهایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود میفرستند، به انگلیسی مینویسند. من واقعاً هیچوقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ایمیلها، پر از اشکالهای گرامری است. چرا هنگام فرستادن ایمیل به یک فارسیزبان دیگر، از زبان مادریمان استفاده نکنیم؟
در اینجا، برای نمونه، یکی از ایمیلهای خودم را که چند وقت پیش به منشی یک دوره معتبر علمی در ایتالیا فرستادم، میآورم:
Dear Ms. Smith,
My name is Vahid Damanafshan, a senior Masters student at the Department
of Mathematics, University of Tabriz, Tabriz, Iran.
In the PRE-ARRIVAL INFORMATION, you had written that:
“The participants are accommodated in 2-person rooms at the reduced cost
of Euro 9.00 per person per night.”
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
With warm regards,
Vahid Damanafshan
همانطور که در بالا در مورد محترمانه بودن متن ایمیل گفتم، میبینید که در این ایمیل، به جای جملهای خنثی مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسیار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است که بدون شک، تاثیر مثبتی روی گیرنده خواهد گذاشت.
در نوشتههای بعدی وبلاگ پانویس، نکات دیگری در مورد نوشتن رسمی ایمیل خواهم نوشت. اگر میخواهید از انتشار این نوشتهها باخبر شوید، میتوانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» و یا اینستاگرام من شوید و یا برای اشتراک ایمیلی، ایمیل خود را در کادر زیر وارد و ثبت کنید:
دقت داشته باشید که برای فعالسازی اشتراک ایمیلی، باید ایمیلی که از طرف وبلاگ برایتان فرستاده میشود را تأیید کنید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=427
پیشنهاد میشود این نوشتهها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ایمیل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ایمیل
- رعایت احترام در نوشتن ایمیل
- اهمیت امضای پایان ایمیلها
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ایمیل
- انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل
- چرا باید از ایمیلهای آکادمیک استفاده کنیم؟
سلام و خسته نباشید
میخاستم ازتون کمک بخوام برای نوشتن یک ایمیل رسمی برای اجازه گرفتن از نویسنده برای ترجمه کتاب؟
برای این کار بهتره با سایتهای ترجمه تماس بگیرین.
با تشکر از مطالب جنابعالی،
لطف میکنید راهنمایی بفرمایید
جهت درخواست شماره فکس
یا آدرس ایمیل سفیر سفارت،
و اطلاع ایشان از ایمیل اینجانب
نکات ذکر شده رعایت شود
یا مطلب به شیوه دیگر نوشته شوند؟
با تشکر
بله. این نکات مربوط به نوشتن ایمیل رسمیه.
سپاس از راهنمایی جنابعالی…🌹🍃
خیلی ممنونم از شما بابت توضیحات مختصر و مفید که دادین خیلی به من کمک کرد سپاس
سلام
برای توضیح خواستن مودبانه درباره علت رد کردن یک موضوع از چه عباراتی میشه استفاده کرد؟
ممنون میشم راهنمایی کنین.
با عرض سلام و احترام
من دانشجوی زبان هستم و باید برای درس نامه نگاری یک نامه رسمی برای استاد ایمیل کنم درباره فرستادن تمارین کتاب،لطفا میشه راهنماییم کنید
متاسفانه نمیتونم در این زمینه کمکی بکنم. تکالیف درسی رو باید خودتون انجام بدین.
عالی بود
ممنون از مطلب بسیار مفیدی که نوشتید.
خیلی کاربردی بود و استفاده کردم.
سلام استادمون ی تحقیق داده باید یه نامه تجاری ب شرکت علی بابا برا درخواست کاتالوگ بفرستم من هرچی میفرستم جواب نمیاد چیکار کنم لطفا راهنمایی بفرمایید
دلایل زیادی میتونه داشته باشه. مثل
۱. ایمیلتون رو به بخش مربوطه نمیفرستین.
۲. ایمیلتون به عنوان اسپم شناخته شده.
۳. گرامر ایمیلتون مشکل داره.
سلام وقت بخیر
من برای درخواست کالا و سرچ از موجود بودن کالای مورد نظرم از شرکتهای مختلف خارجی نیاز به یک متن قوی و حرفه ای دارم میشه لطفا راهنمایی بفرمایید؟سپاس
بهتره از خدمات سایتهای ترجمه استفاده کنین.
با سلام وخسته نباشید من میخواستم یک ایمیل به شرکت فورد کانادا بفرستم ولی هر کاری میکنم نمیشه لطفا من رو راهنماییی کنید با تشکر
یعنی چی نمیشه؟ چه مشکلی موقع ایمیل زدن پیش میاد؟
سلام. من قبلا به استادی ایمیل زدم و جواب نداده، می خوام برای یادآوری متن زیر را برای ایشون بفرستم، اگر امکان دارد مطلب را چک نمایید. کامنت های شما تأثیر خوبی در ارتقای متن خواهد داشت. ممنون
Dear Dr…………..
My name is …., a Ph.D. in Molecular Genetics from Science and Research Branch, Tehran, Iran. I sent you an email about a week ago, but unfortunately, I have not gotten any answer till now. Since your research era is strongly related to my experiences and interest, I like to have a chance of joining your group and gain more and more knowledge under your supervision. Would you please let me know whether there is any position in your laboratory?
With warm regards,
باسلام و تشكر از سايت خوبتون
ميخاستم اگر ميشه كمكم كنيد به صورت مودبانه از نويسنده مقاله درخواست ارسال يا توصيف شبيه سازي انجام شده در مقاله اش را بكنم.
متشكرم
اگه نیاز به مترجم دارین، میتونید از دوستم کمک بگیرین. ایشون مترجم هستن.
@alierfani222
09159071928
آقای علی عرفانی.
همش یکی دو خط هست.خیلی دوستان در سایت های دیگر به رایگان و بی منت، جوابتون رو میدن احمد عزیز.
سلام. من میخوام پایان نامه بنویسم اماباید برای شناسایی موجودی زنده ای که روی آن کار میکنم به چند نفر از اساتید خارجی ایمیل بزنم میشه کمکم کنید متن مناسبی بنویسم؟ ممنون از لطفتون
اگه نیاز به مترجم دارین، میتونید از دوستم کمک بگیرین. ایشون مترجم هستن.
@alierfani222
09159071928
آقای علی عرفانی.
لذت بردم از انگلیسی خوبتون. ممنون از پست باارزش تون.
سلام
Dear Mr vahid damanafshan ، ايميلتون رو بهم ميدين؟؟؟
With warm regards😁
توی لینک تماس با من در منوی بالایی وبلاگ میتونید پیداش کنین.
سلام
قسمت subject ایمیل به یک استاد میخام بنویستم “درخواست وقت ملاقات”. معادل انگلیسیش چی میشه؟
سلام.معادلش Request an appointment
ممنون
سلام من میخوام به یه استاد مقاله ایمیل بدم ولی نمیدونم عنوان subject ایمیل رو چی بنویسم ؟
متن ایمیل دربارهدکار پایان نامه است میخوام نظر ایشون رو بدونم
سلام
من میخواستم از یک شرکت خارجی مشاوره بگیرم ودرخواست رزومه کاری کارشناس شرکت و خود شرکت رو از کارشناس شرکت بگیرم، میخواستم متن جمله رو چجوری بنویسم که رسمی باشه
ممنون میشم راهنمایی کنید
تمام کشور های دنیا تحت استعمار انگلیس است انگلیس برای اینکه سر از روابط بین الملل در بیاورد ومتوجه شوند که سیاست مداران کشور ها چه به هم می گویند و ماموران اطلاعاتیشان بتوانند برنامه ریزی کنند و بر جهان تسلط داشته باشند زبان رسمی جهان را انگلیسی کرده اند وهمینطور جاسوسانشان براحتی بتوانند اخبار را به آنها برسانند
مطمئنم اگه یه روزی فارسی، زبان بینالمللی بشه، کفنپوشان میریزید توی خیابون و داد میزنید که ما این بینالمللی شدن رو نمیخوایم؛ چون اینجوری آمریکا و اسراییل و انگلیسی از روابط ما سر در میارن و میفهمن ما به همدیگه چی میگیم.
سلام آقای دامن افشان.من منتظر ویزام هستم .و الان قصد دارم از طریق شهرداری اتریش پیگیر باشم. امکانش هست کمکم کنید؟؟ایمیل من dena.up.1989@gmail.com
سلام وقت بخیر یک متن چند خطی داشتم میخاستم اگر امکان دارد از نظر گرامری ویرایش کنید.باتشکر
سلام آقای دامن افشان. طاعات وعبادات قبول درگاه حق. من مدتی است 3تا مقاله و 2 تانظریه نوشتم و دوست دارم به استادای دانشگاههای خارج از کشور بفرستم نمی دونم برای اولین بار چی بنویسم و واقعا مشکل گرامری شدیدی دارم از شما تقاضا می کنم که در این راه به من کمک کنید. ممنون
سلام وخسته نباشید . مدیر محترم سایت. یک نامه ای دارم امکانش هست به انگلیسی ترجمش کنید. خیلی روش کار کردم ولی نشد از لحاظ گرامری و………… ممنون میشم
سلام . من هم نیاز دارم یه ایمیل بزنم به نویسنده مقاله . کدهای متلب را درخواست کنم.البته اگه قبول کنه.فارسیشو هم نمیدونم چی باید بنویسم..
با عرض سلام و خسته نباشید
می خوام به نویسنده مقاله ای که دارم روش کار میکنم درخواستی بدم که اگه میشه راهنما یم کنه برای رسم شکل مقاله یا کد برنامه رو برام ارسال کنه .
میشه راهنمایی کنید لطفا
باتشکر از شما
با درود , سلام وقتتون بخیر
جناب استاد ازتون تقاضا دارم یک نامه کمک مالی انسان دوستانه به زبان انگلیسی به ایمیلم بفرستید تا بتونم شاید از ثروتمندان خارجی تقاضای کمکی بگیرم ، من مردی ۶۱ ساله ، همسرم ۶۳ ساله ،کارم آزاد بوده، و بدون درامد فعلی ،با ۲ فرزند ک تونستم تا الان هردو رو حمایت کنیم تا به تحصیلشون ادامه بدن ، و چون خودم و همسرم با ناراحتی قلبی توانای کار کردن نداریم و ۲ فرزندم بیکار ، فقط با بازنشستگی همسرم ک ۱۰ سال قبلان کارمند دولتی بوده حدودا با ۲۵۰ هزار تومن بازنشستگی ایشان + ۱۸۰ یارانه سر میکنیم ، از این رو به این فکر افتادم ک شاید بتونم کمکی از انور آبیا بگیرم ، به ۱۰۰ میلیون تومن نیاز داریم ک بتونیم برای پسرم کاری راه اندازی کنیم .
با کمال تشکر فراوان
با سلام
من قصد دارم تا از سفارت یک کشور در ایران درخواست دادن اسامی و مشخصات یک سری شرکت که در زمینه خاصی در اون کشور فعالیت دارن رو به من بده.ممکنه راهنماییم کنید که چطور باید این متن رو تنظیم کنم؟
این کار رو نکنید. سفارت ما توی مثلاً آلمان، اسامی و مشخصات شرکتهای ایرانی دارن که به یه آلمانی بدن؟
خوب باید واسه قسمت بازرگانی سفارت فرستاده بشه!
Thank you for suggesting to link up with me. I would like to ask you a question if I may: Are you interested in German insolvency law and restructuring or is there any other reason for the request? While I am quite interested in developments in Iran in general offhand I do not quite see a specific connection between us.
With best wishes
Christian Köhler-Ma
سلام این یه استاد آلمانی برام فرستاده… متخصص ورشکستگیه… آخرش گفته نمیخاد ارتباط داشته باشه برای همکاری؟؟؟ نمی دونم
گیج شدم… راهنمایی ام کن
نمیدونم شما براشون چی نوشتید؛ ولی ایشون گفتن ارتباط خاصی بین ما وجود نداره.
سلام
خسته نباشید
میخواستم ازتون بخوام از طریق ایمیل بهم کمک کنید.
Samiraahmadpour80@gmail.com
ممنون
سلام وقتتون بخیر
بنده دارم رو پایانامه ام کار میکنم اکنون یه مقاله انگلیسی دارم که میخوام به نویسنده مسولش جهت دریافت کدهای نرم افزار استفاده شده در مقاله ایمیل بزنم خواهش میکنم درنحوه نوشتن ایمیل راهنماییم بفرمایید . ممنون
سلام من هم دقیقا همچین ایمیلی رو میخوام که درخواست کدبرنامه رو از نویسنده مقاله دارم ممنون میشم کمکم کنید