اگر از خوانندگان ثابت این وبلاگ بوده باشید، دیده‌اید که تا به حال، چندین نوشته در مورد آداب نوشتن حرفه‌ای ای‌میل نوشته‌ام. در این نوشته، می‌خواهیم با اهمیت امضای پایان ای‌میل‌ها آشنا شویم.

یکی از مواردی که باید در هنگام نوشتن ای‌میل‌های رسمی و آکادمیک به آن توجه داشت، بودن امضا (Signature) در انتهای ای‌میل است. منظور از امضا، همان معرفی و آدرس فرستنده ای‌میل است که در انتهای ای‌میل قرار داده می‌شود. بودن امضا، از چند جنبه، دارای اهمیت است:

اول اینکه، به ای‌میل، ظاهری حرفه‌ای می‌دهد و این ظاهر حرفه‌ای، باعث می‌شود که روی گیرنده ای‌میل، تاثیر مثبت بگذارد. دوم اینکه یک معرفی کوتاه از فرستنده ای‌میل است که باعث می‌شود گیرنده ای‌میل، شناخت بهتری نسبت به فرستنده پیدا کند. سوم اینکه به دلیل بودن آدرس فرستنده در امضا، باعث می‌شود که گیرنده ای‌میل، در صورت تمایل و نیاز، به راحتی بتواند با فرستنده ای‌میل، تماس بگیرد. علاوه بر این‌ها، خیلی‌ها به دلیل مشغله کاری زیاد، ای‌میل‌های‌شان را به صورت پرینت‌شده می‌خوانند و حتماً می‌توانید تصور کنید که خواندن یک نامه کاغذی بدون معرفی و آدرس، به هیچ‌وجه نمی‌تواند نظر گیرنده نامه را جلب کند.

امضای ای‌میل

حال که اهمیت بودن امضا در انتهای ای‌میل مشخص شد، با فرمت استاندارد آن آشنا می‌شویم.

فرمت استاندارد امضای ای‌میل

امضای پایان ای‌میل باید به گونه‌ای باشد که در عین کوتاه بودن، بیشترین و مهم‌ترین اطلاعات مربوط به شما را به گیرنده منتقل کند. به نظر من، امضای پایان ای‌میل، باید شامل نام و نام خانوادگی کامل، سمت یا شغل، آدرس پستی محل کار، آدرس سایت دانشگاهی یا کاری، آدرس ای‌میل دانشگاهی یا کاری و شماره تلفن مستقیم دفتر محل کار باشد. به عنوان مثال، امضای پایان ای‌میل‌های من به صورت زیر است:

امضای ای‌میل

خوشبختانه این روزها، تقریباً تمام سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، این امکان را فراهم کرده‌اند که در قسمت تنظیمات‌شان، بتوانید متن دلخواهی را به عنوان امضا بنویسید تا موقع فرستادن ای‌میل، به طور خودکار در انتهای ای‌میل‌ها قرار بگیرد؛ پس چه خوب است که در کنار رعایت کردن دیگر آداب نوشتن حرفه‌ای ای‌میل، این مورد را هم رعایت کنیم. در ادامه، با چند نکته در مورد قرار دادن امضا در پایان ای‌میل‌ها آشنا می‌شویم.

۱- هیچ‌گاه از عکس در قسمت امضای ای‌میل‌تان استفاده نکنید و یا امضای‌تان را به صورت عکس قرار ندهید؛ چون بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، این عکس‌ها را به صورت یک فایل پیوست‌شده در می‌آورند؛ بنابراین ممکن است از چشم گیرنده ای‌میل، پنهان بمانند. علاوه بر این، بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، ممکن است این‌گونه ای‌میل‌ها که شامل عکس هستند را به عنوان اسپم شناسایی کنند. دلیل دیگر برای استفاده نکردن از عکس در قسمت امضا، این است که آدرس و نوشته‌های داخل عکس، قابل کپی و پیست کردن نیستند.
‎‎‎‎‎‎
‎‎‎۲- بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل، آدرس سایت‌ها را به طور خودکار، به لینک قابل کلیک، تبدیل نمی‌کنند. بنابراین اگر سایت کاری و یا دانشگاهی دارید، برای اینکه گیرنده ای‌میل به راحتی بتواند سایت‌تان را ببیند، آدرس آن را به صورت قابل کلیک قرار دهید.

۳- سعی کنید نوع، رنگ و اندازه فونت متن امضا، با خود متن ای‌میل، یکسان باشد تا باعث یکنواختی در کل ای‌میل شود.

۴- آدرس سایت‌تان را به صورت مثلاً «وب‌سایت من»، لینک نکنید؛ چون ممکن است گیرنده ای‌میل، عادت داشته باشد که ای‌میل‌هایش را به صورت پرینت‌شده‌ بخواند. علاوه بر این، کپی و پیست کردن آدرس، در این حالت، مشکل است. پس سعی کنید آدرس سایت‌تان را به صورت کامل، در امضا قرار دهید.

۵- هیچ‌گاه در قسمت امضا، آدرس حساب‌های شخصی‌تان در شبکه‌های اجتماعی‌ای مانند توییتر، فیس‌بوک و گوگل‌پلاس، آدرس منزل، شماره تلفن منزل، آدرس وبلاگ شخصی، جمله‌های پندآمیز، رزومه کامل و… را قرار ندهید؛ چون اول اینکه قسمت امضا را شلوغ می‌کند و دوم اینکه، باعث می‌شود که غیرحرفه‌ای جلوه دهید.

۶- قسمت امضا، باید به طور مشخص، از قسمت متن ای‌میل، جدا باشد. برای این کار می‌توانید از چند خط خالی و یا خط تیره استفاده کنید.

در نوشته‌های بعدی وبلاگ پانویس، باز هم در مورد نوشتن حرفه‌ای ای‌میل، خواهم نوشت.  اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید.

منبع: +
لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=485

پانویس ۱: از سه هفته قبل تا به حال، سخت مشغول تدریس در ترم تابستانه هستم؛ بنابراین از همه خوانندگان عزیز وبلاگ، به خاطر بروز نشدن وبلاگ عذرخواهی می‌کنم.

 

این نوشته را به اشتراک بگذارید: