اگر از خوانندگان ثابت این وبلاگ بوده باشید، دیدهاید که تا به حال، چندین نوشته در مورد آداب نوشتن حرفهای ایمیل نوشتهام. در این نوشته، میخواهیم با اهمیت امضای پایان ایمیلها آشنا شویم.
یکی از مواردی که باید در هنگام نوشتن ایمیلهای رسمی و آکادمیک به آن توجه داشت، بودن امضا (Signature) در انتهای ایمیل است. منظور از امضا، همان معرفی و آدرس فرستنده ایمیل است که در انتهای ایمیل قرار داده میشود. بودن امضا، از چند جنبه، دارای اهمیت است:
اول اینکه، به ایمیل، ظاهری حرفهای میدهد و این ظاهر حرفهای، باعث میشود که روی گیرنده ایمیل، تاثیر مثبت بگذارد. دوم اینکه یک معرفی کوتاه از فرستنده ایمیل است که باعث میشود گیرنده ایمیل، شناخت بهتری نسبت به فرستنده پیدا کند. سوم اینکه به دلیل بودن آدرس فرستنده در امضا، باعث میشود که گیرنده ایمیل، در صورت تمایل و نیاز، به راحتی بتواند با فرستنده ایمیل، تماس بگیرد. علاوه بر اینها، خیلیها به دلیل مشغله کاری زیاد، ایمیلهایشان را به صورت پرینتشده میخوانند و حتماً میتوانید تصور کنید که خواندن یک نامه کاغذی بدون معرفی و آدرس، به هیچوجه نمیتواند نظر گیرنده نامه را جلب کند.
حال که اهمیت بودن امضا در انتهای ایمیل مشخص شد، با فرمت استاندارد آن آشنا میشویم.
فرمت استاندارد امضای ایمیل
امضای پایان ایمیل باید به گونهای باشد که در عین کوتاه بودن، بیشترین و مهمترین اطلاعات مربوط به شما را به گیرنده منتقل کند. به نظر من، امضای پایان ایمیل، باید شامل نام و نام خانوادگی کامل، سمت یا شغل، آدرس پستی محل کار، آدرس سایت دانشگاهی یا کاری، آدرس ایمیل دانشگاهی یا کاری و شماره تلفن مستقیم دفتر محل کار باشد. به عنوان مثال، امضای پایان ایمیلهای من به صورت زیر است:
خوشبختانه این روزها، تقریباً تمام سرویسدهندههای ایمیل، این امکان را فراهم کردهاند که در قسمت تنظیماتشان، بتوانید متن دلخواهی را به عنوان امضا بنویسید تا موقع فرستادن ایمیل، به طور خودکار در انتهای ایمیلها قرار بگیرد؛ پس چه خوب است که در کنار رعایت کردن دیگر آداب نوشتن حرفهای ایمیل، این مورد را هم رعایت کنیم. در ادامه، با چند نکته در مورد قرار دادن امضا در پایان ایمیلها آشنا میشویم.
۱- هیچگاه از عکس در قسمت امضای ایمیلتان استفاده نکنید و یا امضایتان را به صورت عکس قرار ندهید؛ چون بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، این عکسها را به صورت یک فایل پیوستشده در میآورند؛ بنابراین ممکن است از چشم گیرنده ایمیل، پنهان بمانند. علاوه بر این، بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، ممکن است اینگونه ایمیلها که شامل عکس هستند را به عنوان اسپم شناسایی کنند. دلیل دیگر برای استفاده نکردن از عکس در قسمت امضا، این است که آدرس و نوشتههای داخل عکس، قابل کپی و پیست کردن نیستند.
۲- بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، آدرس سایتها را به طور خودکار، به لینک قابل کلیک، تبدیل نمیکنند. بنابراین اگر سایت کاری و یا دانشگاهی دارید، برای اینکه گیرنده ایمیل به راحتی بتواند سایتتان را ببیند، آدرس آن را به صورت قابل کلیک قرار دهید.
۳- سعی کنید نوع، رنگ و اندازه فونت متن امضا، با خود متن ایمیل، یکسان باشد تا باعث یکنواختی در کل ایمیل شود.
۴- آدرس سایتتان را به صورت مثلاً «وبسایت من»، لینک نکنید؛ چون ممکن است گیرنده ایمیل، عادت داشته باشد که ایمیلهایش را به صورت پرینتشده بخواند. علاوه بر این، کپی و پیست کردن آدرس، در این حالت، مشکل است. پس سعی کنید آدرس سایتتان را به صورت کامل، در امضا قرار دهید.
۵- هیچگاه در قسمت امضا، آدرس حسابهای شخصیتان در شبکههای اجتماعیای مانند توییتر، فیسبوک و گوگلپلاس، آدرس منزل، شماره تلفن منزل، آدرس وبلاگ شخصی، جملههای پندآمیز، رزومه کامل و… را قرار ندهید؛ چون اول اینکه قسمت امضا را شلوغ میکند و دوم اینکه، باعث میشود که غیرحرفهای جلوه دهید.
۶- قسمت امضا، باید به طور مشخص، از قسمت متن ایمیل، جدا باشد. برای این کار میتوانید از چند خط خالی و یا خط تیره استفاده کنید.
در نوشتههای بعدی وبلاگ پانویس، باز هم در مورد نوشتن حرفهای ایمیل، خواهم نوشت. اگر میخواهید از انتشار این نوشتهها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ایمیلی «پانویس» شوید.
منبع: +
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=485
پانویس ۱: از سه هفته قبل تا به حال، سخت مشغول تدریس در ترم تابستانه هستم؛ بنابراین از همه خوانندگان عزیز وبلاگ، به خاطر بروز نشدن وبلاگ عذرخواهی میکنم.
پیشنهاد میشود این نوشتهها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
سلام
می توانید راهنمایی فرمایید در جی میل کجا میتوانم فرمت امضا را پیدا کنم و مشخصات خودم را وارد کنم؟
سپاس
برید توی تنظیمات و بعدش تب جنرال.
عرض سلام و احترام
ضمن تشکر از مطالبی که به اشتراک میگذارید؛ در ایمیلهای رسمیِ فارسی، امضاء بصورت فارسی باشد یا انگلیسی؟
باید فارسی باشه.
با تشکر از مطالب خوبتون.
لطفا درباره درخواست هم توضیح بدین.
مثل مرخصی و درخواست داکیومنت و … .
ممنون.
حتماً. سعی میکنم پست بعدی این مجموعه درباره بیان درخواست محترمانه توی ایمیل باشه.
سلام، خیلی مطلب جالب و مفیدی بود. خیلی وقت بود میخواستم این کار رو انجام بدم اما همش امروز و فردا میکردم. تنکیو.
سلام
خوشحالم که خوشتون اومده. در آینده، باز هم در مورد نوشتن حرفهای ایمیل مینویسم.
با سلام و تشکر از مطالب مفیدتان
قرار دادن امضا در ایمیلها برای دانشجویان هم مرسوم است؟
سلام
قرار دادن امضا برای هر گونه ایمیل رسمی، لازمه.
سلام استاد.ممنون .مث همه ی منتاتون خوب بود.
یه تقاضا…
استاد نمیتونید فابل جزوه معادلاتو تاقبل امتحان برای دانلود بزارید رو وبتون؟؟؟
واقعا ممنون میشیم…
سلام
خیلی دوست داشتم این کار رو بکنم؛ اما متاسفانه وقتش رو ندارم.
سلام.
من چند وقت پیش سری مطالب شیوه ی صحیح ایمیل فرستادن رو تو بلاگت دیدم.همشون رو در قالب یه پست واحد تو بلاگ خودم کپی کردم.اما به اصل منبع و سایت خودت لینک دادم.نمی دونم مشکلی داری یا نه.اما اگه آره بگو تا پست رو پاک کنم.
سلام
ممنون به خاطر توجه به این نوشتهها. فقط اشکالی که این کار داره، اینه که اگه فردا من یکی از این نوشتهها رو به خاطر داشتن اشتباهی چیزی، ویرایش کنم، ممکنه شما خبردار نشید و بنابراین اون قسمت اشتباه، همچنان توی وبلاگ شما، باقی میمونه.
ممنون از این که مثل یه بلاگ دیگری که اسمشو نمی یارم بهم فحش ندادین.
این چه حرفی هست؟ چرا باید این کار رو بکنم؟ خوشحالم که این نوشتهها، مورد توجه شما قرار گرفته.
گوگل وب سایتهای کپی کننده رو تنبیه می کنه!
گوگل می تونه مطالب وب رو مقایسه کنه و مطالب تکراری رو با توجه به تاریخی که مطلب توی cache گوگل ثبت شده از نتایج جستجو پاک کن و اسم سایت کپی کننده رو وارد لیست سیاه خودش می کنه!
بهترین کار اینه که یک سوم از مطلب رو کپی کنید و ادامه رو به وب سایت اصلی لینک بدید تا نویسنده از بازخورد خواننده ها محروم نشه و هم گوگل شما رو یک اسپمر به حساب نیاره.
موفق باشید
یه جوری گفتید «کپی» که یه لحظه جا خوردم:-)
این واقعیتها رو میدونستم؛ اما این نکته که «ادامه رو به وب سایت اصلی لینک بدید تا نویسنده از بازخورد خواننده ها محروم نشه» برام جالب بود. ممنون.
ممنون که دیدگاهتون رو گفتید.
با سلام، ممنون از متن خوبتون
در باره ایمیلهایی که برای ارتباط برقرار کردن با استادها و … هست هم به نظرتون اگر لینک LinkedIn که یه شبکه اجتماعی در زمینه آکادمیک هست (در حقیقت یه جور رزومه آنلاین) رو در امضا استفاده کنیم هم ایجاد اشکال میکنه؟
سلام و ممنون
راستش نظر من اینه که تا وقتی که شخص میتونه با ۴-۵ هزار تومن، یه دامنه .ir و یه هاست رایگان بگیره، چرا باید سراغ این جور سایتها که هر لحظه ممکنه سیاست کاریشون عوض بشه، بره؟ شما با ۴-۵ هزار تومن، میتونید یه سایت رسمی برای خودتون راهاندازی کنین که اختیار کاملش، دست خودتون باشه.
استفاده از توییتر و فیسبوگ و غیره را بد دانستید. نظرتان درباره http://www.about.me چیست؟
اگر یک ایمیل آکادمیک میفرستید، به نظر من، گذاشتن لینک حساب توییتر و فیسبوک، یه کار غیرحرفهای هستش؛ اما اگه ایمیل تجاری میفرستید، میتونید لینک پیج رسمی محصول یا شرکتتون رو در پایان ایمیل قرار بدید. منظور من از نگذاشتن، نگذاشتن لینک حسابهای شخصی بود.
در مورد about.me هم نظر من اینه که تا وقتی که شخص میتونه با ۴-۵ هزار تومن، یه دامنه .ir و یه هاست رایگان بگیره، چرا باید سراغ این جور سایتها که هر لحظه ممکنه سیاست کاریشون عوض بشه، بره؟
دامین رو که میدونیم ۵ هزارتومن هست.
اما هاست رایگان یعنی چی؟
چطور میشه هاست رایگان گیر آورد و بعد به دامنه متصلش کرد؟
در بین شرکتهای ارایهدهنده هاست، بعضیها هستند که به طور رایگان هم هاست ارایه میدهند. من خودم تقریباً یک سالی میشه که از این هاست رایگان استفاده میکنم و میتونم بگم ۹۵ درصد راضیام. به راحتی هم میتونید دامنههای .ir رو بهش وصل کنید. توی خود سایت، راهنمای کامل وجود داره. تبلیغات هم نداره.
شاید یه روزی یه نوشتهای در این مورد نوشتم: راهاندازی سایت با ۴۲۰۰ تومان!:-)