‎‎تا به حال، در «پانویس»، چندین نوشته در مورد نحوه نوشتن رسمی ای‌میل انگلیسی نوشته‌ام. در این نوشته، می‌خواهم به طور خاص، در مورد رعایت احترام در ای‌میل بنویسم. ‎بدون‎‎‎ شک، در هر فرهنگ و جامعه‌ای، احترام از جایگاهی بالایی برخوردار است و همگان می‌خواهند در هر زمینه‌ای، با احترام با آن‌ها برخورد شود. یکی از این زمینه‌ها، مکاتبات ای‌میلی است.

‎قبل از اینکه، بحث را شروع کنم، یک مثال فارسی می‌زنم. به دو جمله زیر دقت کنید:

۱- لطفاً این اطلاعات را برایم بفرستید.

۲- بسیار ممنون خواهم شد اگر این اطلاعات را در اختیارم بگذارید.

کدام جمله، محترمانه‌تر است؟ بدون شک، جمله دوم؛ چون جمله اول، با وجود اینکه از کلمه «لطفاً» در آن استفاده شده است، یک جمله امری است و بنابراین ممکن است حس بدی را به گیرنده ای‌میل منتقل کند.

به عنوان مثالی دیگر، سعی کنید تا جایی که امکان دارد، از پرسیدن سوال به طور مستقیم خودداری کنید. یعنی به جای اینکه بگویید «آیا اجازه می‌دهید که…»، بگویید «بسیار ممنون خواهم شد اگر اجازه بدهید که…». به نظر من در حالت دوم، گیرنده ای‌میل، بیشتر برای دادن جواب مثبت، مایل می‌شود.

respect-give-it-to-get-it

در زبان انگلیسی هم به طور طبیعی، همین وضع، برقرار است. به عنوان مثال، همان مثال اول را در نظر بگیرید. بهتر است به جای اینکه ‎از‎

.‎Please send me this information

استفاده کنید، از شکل رسمی و محترمانه‌تر آن، یعنی

‎I‎ would be very grateful if you ‎could ‎provide me with this information. ‎

استفاده کنید. ‎‎توجه داشته باشید که در جمله آخر، به جای استفاده از کلمه ‎send‎، از عبارت provide someone with استفاده شده است که معنی «در اختیار گذاشتن چیزی» است. مثال‌هایی زیادی در این زمینه می‌توان زد که در زیر، به چند نمونه از آن‌ها اشاره شده است.

غیر رسمی یا خنثی

 رسمی

What do you need? Please let me know your requirements.
Thanks for the email of 12 Feb. Thank you for your email received 12 February.
I’m sorry to tell you that … I regret to advise you that …
I promise … I can assure you that …
Don’t forget … I would like to remind you that …
I need to … It is necessary for me to …
I’m sorry for … Please accept my apologies for …
Could you … ? I was wondering if you could …
See you next week. I look forward to meeting you next week.
Sorry, I can’t make it. I am afraid I will not be able to attend.

دقت داشته باشید که در جدول بالا، منظور از «خنثی» این است که جمله مورد نظر، نه رسمی است و نه غیر رسمی. شیوه نوشتاری خنثی، شیوه‌ای است که در آن، نویسنده و خواننده، هر دو افرادی پرمشغله هستند؛ بنابراین، زبان مورد استفاده، ساده، واضح و مستقیم است. علاوه بر این، جملات، کوتاه بوده و مخفف‌سازی‌هایی مثل I’ve به جای I have در آن، به کار برده می‌شود. با این حال، زبان آن، شبیه زبان محاوره نیست.

بروزرسانی: به شکل ‎ing‎دار فعل ‎meet‎ بعد از حرف ‎to‎ در جمله جدول بالا دقت کنید. شاید گفته شود چرا بعد از حرف ‎to‎، شکل ساده فعل ‎meet‎، یعنی ‎meet‎ نیامده است. جواب، این است که فعل ما در اینجا، to look forward ‎to‎ است؛ نه to look forward‎‎. بنابراین، to در اینجا، toی مصدرساز نیست که بعد از آن، شکل ساده فعل ‎meet‎، یعنی ‎meet بیاید؛ بلکه ‎to در اینجا، «حرف اضافه» است و همان‌طور که می‌دانید، بعد از حرف اضافه، یا اسم می‌آید یا فرم ‎ing‎دار فعل (=اسم مصدر). بنابراین در اینجا باید از شکل ‎ing‎دار فعل ‎meet‎، یعنی ‎meeting‎ استفاده شود. همچنین، به یاد داشته باشید که to look forward ‎to، به معنی «مشتاقانه منتظر چیزی بودن» است و یک فعل بسیار رسمی است؛ به طوری که به هیچ‌وجه در زبان محاوره و یا مکالمات دوستانه، به کار نمی‌رود.

‎مثال مشابه دیگر، فعل To get used ‎to‎‎‎‎ و ‎To‎ be used to است که به ‎‎ترتیب، به معنی «عادت کردن به» و «عادت داشتن به» است. به عنوان مثال، دو جمله زیر را در نظر بگیرید:‎‎

He couldn’t get used to driving on the other side of the road.‎

‎ترجمه: او نتوانست به رانندگی در طرف دیگر جاده، عادت کند.

 She is used to taking a nap after lunch.

ترجمه: او عادت دارد بعد از نهار، چرت بزند.

command-dont-demand-respect-full

نکته خیلی مهمی که باید به آن اشاره کرد این است که به طور کلی، در زبان انگلیسی، لغات بلندتری که ریشه لاتین دارند، نسبت به لغات کوتاه‌تر، رسمی‌تر هستند. در زیر چند مثال را می‌توانید ببینید:

غیر رسمی

رسمی

help assistance
more further
tell inform
get obtain/receive
job occupation
fix repair
book reserve
ask for request
check/prove verify
give provide
needs requirements
facts information
But … / Also … /So … However … / In addition … / Therefore

با وجود این قاعده، گاهی استثناهایی هم وجود دارد. به عنوان مثال، عبارت «due to» با وجود اینکه از عبارت «because of» کوتاه‌تر است، اما از «because of» رسمی‌تر است.

دقت داشته باشید که یکی از معانی کلمه make، «حاضر شدن در یک جلسه» و یکی از معانی book، «رزرو کردن» است.

بدون شک، مثال‌های زیادی مانند مثال‌های بالا وجود دارد که ذکر تمام آن‌ها در این نوشته، ممکن نیست؛ اما همان‌طور که می‌بینید، با تغییر بعضی از کلمات و جمله‌ها، می‌توان یک ای‌میل غیر رسمی و یا خنثی را به یک ای‌میل رسمی و محترمانه تبدیل کرد و درصد تاثیرگذاری آن را تا حد زیادی افزایش داد.

در نوشته‌های بعدی وبلاگ «پانویس»، سعی می‌کنم نکات دیگری در مورد نحوه نوشتن ای‌میل رسمی بنویسم. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌‌ها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید.

منبع: + و +

لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=704

 

این نوشته را به اشتراک بگذارید: