آمار بازدید نوشته‌‌های وبلاگ نشان می‌دهد که نوشته‌های مربوط به نحوه نوشتن ای‌میل‌های رسمی و آکادمیک، بسیار مورد توجه قرار گرفته است. بنابراین سعی می‌کنم همچنان به نوشتن دانسته‌هایم در این‌ زمینه ادامه بدهم. در این نوشته می‌خواهم در مورد آداب پیوست کردن فایل به ای‌میل بنویسم.

شاید در نگاه اول، گفته شود پیوست کردن فایل به ای‌میل نکته خاصی ندارد؛ اما باید توجه داشت گاهی یک اشتباه کوچک در هنگام پیوست کردن فایل، می‌تواند باعث خوانده نشدن ای‌میل و لذا عدم دستیابی به نتیجه مورد نظر شود. پس در ادامه، نکاتی را می‌بینیم که باید در هنگام پیوست کردن فایل به ای‌میل، به آن‌ها توجه کنیم:

۱. اگر فایلی که قرار است پیوست کنید، یک فایل متنی است، سعی کنید از فونت‌های عمومی‌ای مثل Times New Roman استفاده کنید. خوبی این فونت این است که روی بیشتر کامپیوترها به صورت پیش‌فرض نصب شده است. بنابراین، می‌توانید مطمئن باشید که گیرنده، متن مورد نظر را به همان چیدمانی که مد نظر شما است، می‌خواند.

پیوست کردن فایل به ای‌میل

۲. در هنگام فرستادن سندهای بسته آفیس به یاد داشته باشید که ممکن است گیرنده هنوز از نسخه‌های قدیمی نرم‌افزارهای این بسته استفاده کند و بنابراین نتواند مثلاً فایل ورد شما را باز کند. پس سعی کنید ابتدا فایل‌تان را با نسخه‌های پایین‌تر ذخیره کنید و بعد آن‌ها را پیوست کنید.

۳. بهتر است به خاطر محکم‌کاری بیشتر، پا را از نکته قبلی، فراتر بگذارید و فایل‌های متنی را با فرمت پی‌دی‌اف بفرستید. با این فرمت، خیال‌تان راحت است که در هر کامپیوتر و در هر سیستم‌عاملی، بدون تغییر باقی می‌ماند.

۴. در مورد پیوست کردن شکل، نمودار و عکس باید بیشتر دقت کنید. پیشنهاد می‌کنم شکل‌ها و نمودارها را به صورت «برداری» تولید کنید. خوبی شکل‌های برداری این است که هر چقدر روی آن‌ها بزرگ‌نمایی شود، وضوح خود را از دست نمی‌دهند و به اصطلاح، شطرنجی نمی‌شوند. در مورد عکس‌ها هم سعی کنید وضوح اسکن آن‌ها، کمتر از ۶۰۰ dpi نباشد تا جزییات آن‌ها به خوبی مشخص باشد. دقت کنید که منظور از عکس در اینجا، عکس‌هایی مثل عکس خودتان، عکس صفحه اول پاسپورت یا عکس مدارک تحصیلی است که می‌توانند با فرمت jpeg باشند.

پیوست کردن فایل به ای‌میل

۵. فایل یا فایل‌هایی را که قرار است به ای‌میل، پیوست کنید، با اسم‌های مناسب، نام‌گذاری کنید. به عبارت دیگر، هیچ‌وقت از اسم‌هایی مثل file1 یا file2 استفاده نکنید. این کار، ممکن است باعث گیج شدن گیرنده ای‌میل شود. به عنوان مثال اگر قرار است مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد خود را برای یک استاد خارجی بفرستید، از اسم‌هایی مثل bachelor_certificate و master_certificate استفاده کنید. علاوه بر این، بهتر است در اسم فایل‌ها، فاصله وجود نداشته باشد؛ چون گاهی دیده‌ام که فایل موقع باز کردن، به اصطلاح، فاسد شده‌ است.

۶. اگر تعداد فایل‌ها بیشتر از ۳ است، سعی کنید فایل‌ها را در یک فایل زیپ، فشرده کنید. این کار باعث دانلود سریع‌تر فایل‌ها، صرف زمان کمتر برای دانلود و پایین آمدن احتمال گم شدن یا عوض شدن فایل‌های شما با فایل‌های افراد دیگر روی کامپیوتر گیرنده می‌شود.

۷. اگر فایل‌ها را فشرده می‌کنید، سعی کنید از فرمت‌های شناخته‌شده‌ای مثل zip استفاده کنید. خوبی این فرمت این است که روی بیشتر سیستم‌عامل‌ها بدون نیاز به نصب برنامه اضافی، باز می‌شود؛ در حالی که فرمت‌هایی مثل rar این خاصیت را ندارد.

۸. بعد از فشرده کردن فایل‌ها، مطمئن شوید که فایل‌های ناخواسته مثل فایل‌های مخفی یا سیستمی داخل آن نباشد؛ چون ممکن است گیرنده آن را با ویروس اشتباه بگیرد و از باز کردن آن خودداری کند.

۹. سعی کنید تا جایی که امکان دارد، برای جلوگیری از گیج شدن گیرنده، فایل‌های غیر ضروری را پیوست نکنید. مطمئن باشید که شما، تنها مخاطب گیرنده نیستید و بنابراین ممکن است روزانه ده‌ها فایل مثل فایل‌های شما دریافت کند.

۱۰.  قبل از فرستادن فایل‌ها از «آزاد» بودن آن‌ها مطمئن شوید. این نکته شاید برای ما ایرانی‌ها مهم نباشد، اما مطمئن باشید برای مخاطب خارجی مهم است. همچنین اگر مثلاً نمودار یا شکلی را از یک مقاله علمی برمی‌دارید، حتماً منبع آن را به طور دقیق در ای‌میل ذکر کنید.

پیوست کردن فایل به ای‌میل

۱۱. اگر سرویس‌دهنده ای‌میل‌تان، به خاطر بالا بودن حجم فایل‌ها اجازه پیوست کردن آن‌ها را نمی‌دهد، فایل‌ها را در سرویس‌های به اشتراک‌گذاری فایل آپلود کنید و بعد لینک دانلود آن‌ها را در ای‌میل قرار دهید. فقط توجه داشته باشید از سرویس‌هایی استفاده کنید که برای دانلود از آن‌ها احتیاجی به ثبت‌نام نباشد؛ چون به احتمال زیاد، گیرنده ای‌میل حوصله و وقت کافی برای فرم پر کردن و ثبت‌نام در آن‌ها را نخواهد داشت.

۱۲. حال که نکات بالا را رعایت کردید، قبل از اینکه شروع به نوشتن متن ای‌میل بکنید، فایل‌ یا فایل‌هایی را که قرار است به ای‌میل، پیوست شود، پیوست کنید؛ چون خیلی‌ها را دیده‌ام که بعد از زدن دکمه ‎Send‎، تازه یادشان افتاده است که فایل‌ها را پیوست نکرده‌اند. درست است که اگر این اتفاق بیافتد، می‌توانید در یک ای‌میل دیگر، عذرخواهی کنید و فایل‌ها را پیوست کنید؛ اما قبول کنید ممکن است در ذهن گیرنده ای‌میل، یک فرد بی‌دقت و حواس‌پرت جلوه داده شوید.

پیوست کردن فایل به ای‌میل

۱۳. در متن ای‌میل، به همه فایل‌هایی که پیوست کرده‌اید، اشاره کنید. این کار باعث می‌شود گیرنده، خیلی سریع‌تر متوجه هدف‌تان از فرستادن فایل‌ها بشود. دقت داشته باشید که در صورت اشاره نکردن به یک یا چند فایل، ممکن است گیرنده فکر کند آن فایل از طرف شما فرستاده نشده است و لذا آن را باز نکند.

امیدوارم با رعایت این نکات، فایل‌های‌تان را حرفه‌ای‌تر بفرستید. نظر شما در مورد این نکات چیست؟ خوشحال می‌شوم اگر نکته‌ای را از قلم انداخته‌ام، در قسمت دیدگاه‌ها آن را یادآوری کنید.

لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=815

 

این نوشته را به اشتراک بگذارید: