اگر از خوانندگان همیشگی وبلاگ «پانویس» بوده باشید، دیده‌اید که هر چند وقت یک‌ بار، پستی در مورد نوشتن ای‌میل رسمی در وبلاگ می‌نویسم. خوشبختانه این‌ نوشته‌ها تا لحظه نوشتن این پست، بیش از ۱۷۰۰۰ بار خوانده شده‌اند که به خوبی نشان می‌دهد که مورد توجه خوانندگان عزیز قرار گرفته است. در این پست، با ۱۰ نکته درباره نحوه درست پرسیدن سوال از طریق ای‌میل آشنا می‌شویم.

۱. قبل از نوشتن ای‌میل، کمی در اینترنت جستجو کنید. با وجود اینکه امروزه وضعیت دسترسی به کامپیوتر و اینترنت نسبت به گذشته خیلی بهتر شده است، اما هر چند وقت یک بار، ای‌میل‌هایی به دستم می‌رسد که جواب سوال‌های موجود در آن، به راحتی و با کمی جستجو در اینترنت پیدا می‌شود؛ بنابراین هر وقت خواستید سوالی را از طریق ای‌میل از کسی بپرسید، به این فکر کنید که ممکن است این سوال قبل از شما برای کسان دیگری هم پیش آمده باشد؛ پس به جای پرسیدن این‌گونه سوال‌ها از گیرنده ای‌میل و گرفتن وقتش، کمی گوگل کنید و جوابش را خودتان پیدا کنید. تجربه نشان داده است که جواب سوالی را که خودتان پیدا می‌کنید، مدت زمان بیشتری و یا حتی برای همیشه در ذهن‌تان باقی می‌ماند.

۲. جستجو به زبان انگلیسی را هم امتحان کنید. با وجود اینکه وب فارسی در سال‌های اخیر از لحاظ محتوایی، پیشرفت کمی و کیفی خوبی داشته است، اما متأسفانه هنوز هم در بسیاری از موضوعات، با کمبود مطلب مواجه هستیم؛ بنابراین اگر برای سوالی، جوابی در وب فارسی پیدا نکردید، ناامید نشوید و جستجو به زبان انگلیسی و هر زبان دیگر را هم امتحان کنید. خوشبختانه در این حالت، می‌توانید مطمئن باشید که جواب قابل قبولی برای سوال‌تان پیدا می‌کنید؛ البته برای این کار باید از دانش زبان انگلیسی نسبتاً خوبی برخوردار باشید. جالب است بدانید که همین جستجو کردن به زبان انگلیسی، بعد از مدتی به یادگیری بیشتر زبان کمک زیادی می‌کند. تا به حال، چند نوشته درباره یادگیری زبان انگلیسی در وبلاگ نوشته‌ام.

۳. خودتان را کامل معرفی کنید. قبل از شروع به نوشتن سوال‌ها، خودتان را کامل معرفی کنید. این کار بدون شک باعث ایجاد یک نوع حس آشنایی در گیرنده می‌شود و بنابراین حس بهتری نسبت به شما پیدا می‌کند. پیشنهاد می‌کنم اگر سوال‌تان یک سوال علمی است، رزومه‌تان را هم به ای‌میل پیوست کنید؛ چون در این صورت، گیرنده با کارها و زمینه تحقیقاتی شما بیشتر آشنا می‌شود و بنابراین می‌تواند از دیدی متناسب با کار شما به سوال‌تان جواب بدهد؛ فقط دقت داشته باشید که در هنگام پیوست کردن آن به ای‌میل، باید نکاتی را رعایت کنید.

پرسیدن سوال از طریق ای‌میل

۴. با هدف خودنمایی، سوال نپرسید. متاسفانه بارها دوستانی را دیده‌ام که فقط به خاطر خودنمایی و یا برای اینکه نشان بدهند به زمینه تحقیقاتی استادی علاقمند هستند، شروع به پرسیدن سوال‌های سطحی و بی‌ارزش از استادان می‌کنند. مطمئن باشید که این کار نه تنها ارزش شما را پیش استاد بالا نمی‌برد، بلکه ممکن است باعث شود که از چشم آن استاد بیافتید.

۵. سوال‌ را واضح بپرسید. اگر با وجود رعایت کردن موارد ۱ و ۲، جواب سوال‌تان را پیدا نکردید، وقت آن است که سوال‌تان را از فردی آشنا به موضوع بپرسید. به عنوان مثال اگر بعد از خواندن یک مقاله علمی، سوال یا سوال‌هایی برای‌تان پیش آمده است و جواب آن را به کمک استاد راهنما یا جستجو در اینترنت، پیدا نکرده‌اید، چاره‌ای ندارید جز اینکه سوال‌ها را از خود نویسنده مقاله بپرسید. توجه داشته باشید که اگر به یک استاد خارجی ای‌میل می‌فرستید، ای‌میل‌تان گرامر درستی داشته باشد. همچنین دقت کنید که سوال‌‌های‌تان گنگ نباشند؛ به طور دقیق، محل مورد اشکال را در مقاله مشخص کنید و آن‌ها را کوتاه و دقیق بپرسید. علاوه بر این‌ها حتماً قبل از پرسیدن سوال، به خوبی مقاله مورد نظر را مطالعه کنید؛ چون ممکن است در صفحات بعدی آن، راهنمایی و یا حتی جوابی برای سوال‌تان پیدا کنید.

۶. سوال‌ها را شماره‌گذاری کنید. اگر در ای‌میلی چند سوال را با هم می‌پرسید، آن‌ها را شماره‌گذاری کنید تا گیرنده ای‌میل به راحتی بتواند جواب آن‌ها را برای‌تان بنویسد. در غیر این صورت، مجبور می‌شود از عبارت‌هایی مثل «در مورد سوال اول‌تان باید بگویم که…» استفاده کند که وقت زیادی می‌برد.

۷. تعداد سوال‌ها را بالا نبرید. اگر مجبورید تعداد زیادی سوال بپرسید، سعی کنید آن‌ها را در چند ای‌میل و به فاصله چند روز از یکدیگر بپرسید؛ چون در غیر این صورت، ممکن است گیرنده به خاطر زیاد بودن تعداد سوال‌ها، حوصله یا اشتیاق جواب دادن به آن‌ها را از دست بدهد. پیشنهاد می‌کنم علاوه بر نوشتن سوال در متن ای‌میل، سوال‌ها را در فرمت پی‌دی‌اف نیز آماده کنید و به ای‌میل پیوست کنید. در این صورت فرد گیرنده می‌تواند به راحتی آن را پرینت بگیرد و با خود به خانه ببرد و در آنجا روی سوال‌ها فکر کند.

۸. از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنید. بدون شک استفاده از ای‌میل‌های آکادمیک یا دانشگاهی، حس اعتماد بیشتری را در گیرنده ایجاد می‌کند و باعث می‌شود در برابر سوال شما احساس مسئولیت کند؛ پس سعی کنید همیشه برای پرسیدن سوال، از این ای‌میل‌ها استفاده کنید. قبلاً در نوشته‌ای، دلیل استفاده از ای‌میل‌های آکادمیک را توضیح داده‌ام.

‎۹. یک بار دیگر همه چیز را بررسی کنید. قبل‎‎ از فرستادن ای‌میل، خوب فکر کنید و سوال‌تان را سبک سنگین کنید؛ چون اگر روی گزینه ‎Send‎ کلیک کنید، دیگر راه برگشتی وجود ندارد (هر چند در بعضی از سرویس‌دهنده‌های ای‌میل مثل جی‌میل، می‌توانید حتی بعد از کلیک روی این گزینه، فرستادن ای‌میل را کنسل کنید).

۱۰. برای گرفتن جواب، صبر کنید. گاهی ممکن است گیرنده ای‌میل، فردی پرمشغله باشد؛ به ویژه اگر فرد مشهوری باشد، بدون شک روزانه ده‌ها و یا شاید صدها ای‌میل از افراد مختلف دریافت می‌کند؛ بنابراین طبیعی است که نتواند در طول همان روز به همه آن‌ها جواب دهد؛ پس برای گرفتن جواب، چند روزی صبر کنید. اگر بعد از مثلاً ۴-۵ روز جوابی دریافت نکردید، خیلی محترمانه، در یک ای‌میل دیگر، فرستادن ای‌میل‌تان را یادآوری کنید؛ البته به تعطیلات آخر هفته و یا تعطیلات سال نو که فرد گیرنده ممکن است به اینترنت دسترسی نداشته باشد هم توجه کنید و این زمان را هم در نظر بگیرید.

نکات بالا، نکاتی بود که به ذهن من می‌رسد. شما چه نکاتی را در هنگام پرسیدن سوال یا درخواست راهنمایی از طریق ای‌میل رعایت می‌کنید؟

در نوشته‌های بعدی وبلاگ پانویس، نکات دیگری در مورد نوشتن رسمی ای‌میل خواهم نوشت. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید.
لینک ثابت: http://panevis.ir/?p=1101

 

 

این نوشته را به اشتراک بگذارید: