تا به حال، در «پانویس»، چندین نوشته در مورد نحوه نوشتن رسمی ای‌میل انگلیسی نوشته‌ام. در این نوشته، می‌خواهم به طور خاص، در مورد رعایت احترام در ای‌میل بنویسم. بدون شک، در هر فرهنگ و جامعه‌ای، احترام از جایگاهی بالایی برخوردار است و همگان می‌خواهند در هر زمینه‌ای، با احترام با آن‌ها برخورد شود. یکی از این زمینه‌ها، مکاتبات ای‌میلی است.
قبل از اینکه، بحث را شروع کنم، یک مثال فارسی می‌زنم. به دو جمله زیر دقت کنید:
۱- لطفاً این اطلاعات را برایم بفرستید.
۲- بسیار ممنون خواهم شد اگر این اطلاعات را در اختیارم بگذارید.
کدام جمله، محترمانه‌تر است؟ بدون شک، جمله دوم؛ چون جمله اول، با وجود اینکه از کلمه «لطفاً» در آن استفاده شده است، یک جمله امری است و بنابراین ممکن است حس بدی را به گیرنده ای‌میل منتقل کند.
به عنوان مثالی دیگر، سعی کنید تا جایی که امکان دارد، از پرسیدن سوال به طور مستقیم خودداری کنید. یعنی به جای اینکه بگویید «آیا اجازه می‌دهید که…»، بگویید «بسیار ممنون خواهم شد اگر اجازه بدهید که…». به نظر من در حالت دوم، گیرنده ای‌میل، بیشتر برای دادن جواب مثبت، مایل می‌شود.
در زبان انگلیسی هم به طور طبیعی، همین وضع، برقرار است. به عنوان مثال، همان مثال اول را در نظر بگیرید. بهتر است به جای اینکه از
.Please send me this information
استفاده کنید، از شکل رسمی و محترمانه‌تر آن، یعنی
I would be very grateful if you could provide me with this information.
استفاده کنید. توجه داشته باشید که در جمله آخر، به جای استفاده از کلمه send، از عبارت provide someone with استفاده شده است که معنی «در اختیار گذاشتن چیزی» است. مثال‌هایی زیادی در این زمینه می‌توان زد که در زیر، به چند نمونه از آن‌ها اشاره شده است.
|
غیر رسمی یا خنثی |
رسمی |
| What do you need? | Please let me know your requirements. |
| Thanks for the email of 12 Feb. | Thank you for your email received 12 February. |
| I’m sorry to tell you that … | I regret to advise you that … |
| I promise … | I can assure you that … |
| Don’t forget … | I would like to remind you that … |
| I need to … | It is necessary for me to … |
| I’m sorry for … | Please accept my apologies for … |
| Could you … ? | I was wondering if you could … |
| See you next week. | I look forward to meeting you next week. |
| Sorry, I can’t make it. | I am afraid I will not be able to attend. |
دقت داشته باشید که در جدول بالا، منظور از «خنثی» این است که جمله مورد نظر، نه رسمی است و نه غیر رسمی. شیوه نوشتاری خنثی، شیوه‌ای است که در آن، نویسنده و خواننده، هر دو افرادی پرمشغله هستند؛ بنابراین، زبان مورد استفاده، ساده، واضح و مستقیم است. علاوه بر این، جملات، کوتاه بوده و مخفف‌سازی‌هایی مثل I’ve به جای I have در آن، به کار برده می‌شود. با این حال، زبان آن، شبیه زبان محاوره نیست.
بروزرسانی: به شکل ingدار فعل meet بعد از حرف to در جمله جدول بالا دقت کنید. شاید گفته شود چرا بعد از حرف to، شکل ساده فعل meet، یعنی meet نیامده است. جواب، این است که فعل ما در اینجا، to look forward to است؛ نه to look forward. بنابراین، to در اینجا، toی مصدرساز نیست که بعد از آن، شکل ساده فعل meet، یعنی meet بیاید؛ بلکه to در اینجا، «حرف اضافه» است و همان‌طور که می‌دانید، بعد از حرف اضافه، یا اسم می‌آید یا فرم ingدار فعل (=اسم مصدر). بنابراین در اینجا باید از شکل ingدار فعل meet، یعنی meeting استفاده شود. همچنین، به یاد داشته باشید که to look forward to، به معنی «مشتاقانه منتظر چیزی بودن» است و یک فعل بسیار رسمی است؛ به طوری که به هیچ‌وجه در زبان محاوره و یا مکالمات دوستانه، به کار نمی‌رود.
مثال مشابه دیگر، فعل To get used to و To be used to است که به ترتیب، به معنی «عادت کردن به» و «عادت داشتن به» است. به عنوان مثال، دو جمله زیر را در نظر بگیرید:
He couldn’t get used to driving on the other side of the road.
ترجمه: او نتوانست به رانندگی در طرف دیگر جاده، عادت کند.
She is used to taking a nap after lunch.
ترجمه: او عادت دارد بعد از نهار، چرت بزند.
نکته خیلی مهمی که باید به آن اشاره کرد این است که به طور کلی، در زبان انگلیسی، لغات بلندتری که ریشه لاتین دارند، نسبت به لغات کوتاه‌تر، رسمی‌تر هستند. در زیر چند مثال را می‌توانید ببینید:
|
غیر رسمی |
رسمی |
| help | assistance |
| more | further |
| tell | inform |
| get | obtain/receive |
| job | occupation |
| fix | repair |
| book | reserve |
| ask for | request |
| check/prove | verify |
| give | provide |
| needs | requirements |
| facts | information |
| But … / Also … /So … | However … / In addition … / Therefore |
با وجود این قاعده، گاهی استثناهایی هم وجود دارد. به عنوان مثال، عبارت «due to» با وجود اینکه از عبارت «because of» کوتاه‌تر است، اما از «because of» رسمی‌تر است.
دقت داشته باشید که یکی از معانی کلمه make، «حاضر شدن در یک جلسه» و یکی از معانی book، «رزرو کردن» است.
بدون شک، مثال‌های زیادی مانند مثال‌های بالا وجود دارد که ذکر تمام آن‌ها در این نوشته، ممکن نیست؛ اما همان‌طور که می‌بینید، با تغییر بعضی از کلمات و جمله‌ها، می‌توان یک ای‌میل غیر رسمی و یا خنثی را به یک ای‌میل رسمی و محترمانه تبدیل کرد و درصد تاثیرگذاری آن را تا حد زیادی افزایش داد.
در نوشته‌های بعدی وبلاگ «پانویس»، سعی میکنم نکات دیگری در مورد نحوه نوشتن ای‌میل رسمی بنویسم. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشتهها آگاه شوید، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=704
پیشنهاد می‌شود این نوشتهها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ای‌میل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ای‌میل
- رعایت احترام در نوشتن ای‌میل
- اهمیت امضای پایان ایمیلها
- نحوه نوشتن رسمی ای‌میل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ای‌میل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ای‌میل
- انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ای‌میل
- چرا باید از ایمیلهای آکادمیک استفاده کنیم؟
ممنونم از از اطلاعات خوب و مفصل که وقت میگذارید نوشته میکنید و ماها هم استفاده درست میکنیم
با سلام و احترام
مطالب بسیار مفیدی به اشتراک گذاشتید. واقعا ممنونم که بدون چشمداشت این نکات جالب رو به بنده و امثال بنده آموزش می دید. امیدوارم موفق و موید باشید. خداوند بزرگ یارتون باشه.
نوشتن مطالبی آموزنده با این جزئیات فقط از یک نوع دوست خلاق و خوش نیت برمی آید. امیدوارم همیشه موفق و سربلند باشید
بسیار عالی بود ممنون از زمانی که صرف کردید.
خیلی خووب بود. ممنون.
ممنون خوب بود
بسیار ممنون. چندین مقاله شما را مطالعه و استفاده زیادی بردم. موفق باشید
خیلی ممنون از اینکه اطلاعاتتون رو بدون چشمداشتی در اختیار دیگران قرار میدین.خسته نباشید
همین که می‌بینم کسانی مثل شما می‌خونن‌شون و براشون مفیده، برام کافیه.
سلام برادر
ممنون می شوم اگر کتاب یا منبعی سراغ دارید که بطور مفصل تر به این موارد می پردازد معرفی بفرمایید. همینطور اگر ممکن است سایت هایی که به تصحیح گرامر متون می پردازند و شخص می تواند گرامر متن نوشته شده را در آن بررسی کند معرفی فرمایید.
ممنون می شوم اگر کتاب یا منبعی سراغ دارید که بطور مفصل تر به این موارد می پردازد معرفی بفرمایید.
همین کتابی که آخر نوشته، به عنوان منبع معرفی کردم، یکی از بهترین‌هاست. یک کتاب دیگه هم نویسنده توی مقدمه کتاب، معرفی کرده که اون هم به نظر، خوب به نظر می‌رسه.
همینطور اگر ممکن است سایت هایی که به تصحیح گرامر متون می پردازند و شخص می تواند گرامر متن نوشته شده را در آن بررسی کند معرفی فرمایید.
اگر منظورتون اینه که به صورت ماشینی، تصحیح می‌کنند، باید بگم که اصلاً گزینه قابل اعتمادی نیستند و همیشه یه سری اشکالات دارند. اما اگر منظورتون اینه که به وسیله کاربران‌شون، تحصیح می‌کنند، باید بگم که تا دل‌تون می‌خواد، می‌تونین تالارهای گفتگو در این زمینه پیدا کنین. یکی از بهترین‌هاش، به نظر من، این سایت پرسش و پاسخه. فقط دقت داشته باشید که تنها به جواب‌های کاربران Native اعتماد کنید؛ نه کاربران زبان‌های دیگه مثل چینی.
با سلام. بسیار از زحمات گرانقدرتان سپاس گزارم. امیدوارم شاد و سلامت باشید.
این که میگید look forward to به هیچ وجه در محاوره کاربرد نداره درست نیست. هیچ قانونی نمیگه که نمیتونید از این فعل استفاده کنید و مردم هم استفاده می‌کنند.
تا جایی که من می‌دونم، «to look forward to»در مکالمات روزمره و دوستانه به کار برده نمی‌شه؛ اما ممنون می‌شم اگه لینک یا منبعی معرفی کنید که عکس این ادعا رو نشون بده.
ممنون از دیدگاه‌تون.
ممنونم از اطلاعات خوبتون ولی فکر میکنم جمله زیر از لحاظ گرامری اشتباهه چون بعد از to فقط شکل ساده فعل باید استفاده بشه. ممنون
I look forward to meeting you next week
حرف شما، وقتی درسته که to، مصدرساز باشه. نوشته بالا رو برزورسانی کردم و دلیل استفاده از meeting رو نوشتم. لطفاً یه نگاه بندازید و اگر ابهامی، باقی موند، بگید تا بیشتر توضیح بدم.
ممنون به خاطر دیدگاه و نگاه تیزبین‌تون.