اگر با «پانویس» همراه بوده باشید، در مورد اینکه چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم، توضیحاتی داده شد. همچنین با استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل آشنا شدیم. در این پست می‌خواهم در مورد چگونگی انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل بنویسم. خیلی از کاربران، گمان می‌کنند قسمت «موضوع» در هنگام نوشتن ایمیل، قسمتی است که فقط باید با یکی دو کلمه، پر شود و مهم، خود متن ایمیل است. متاسفانه باید گفت این تصور، همان‌طور که در ادامه می‌بینیم، یک تصور کاملاً اشتباه است.
قبل از هر چیز، برای پی بردن به اهمیت انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل‌ها، یک مثال می‌زنم. فرض کنید یک روز صبح، ایمیل خود را باز می‌کنید و می‌بینید مثل عکس زیر، چندین ایمیل در صندوق ورودی خود دارید. کدام‌یک از این ای‌میل‌ها حس کنجکاوی شما را بیشتر تحریک می‌کند؟ کدام‌یک را زودتر باز می‌کنید؟
بدون شک، ایمیل شماره ۲ را قبل از همه باز می‌کنید؛ چون می‌دانید در مورد چه چیزی می‌خواهد صحبت کند. روشن است که اولین برخورد گیرنده ایمیل با ای‌میل‌تان، برخورد با موضوع ایمیل است و چون بنا به اعتقاد خیلی‌ها، «اولین برخورد، تاثیرگذارترین برخورد است»؛ پس باید در انتخاب موضوع ایمیل، نهایت دقت را به کار برد. در زیر، به چند نکته در مورد انتخاب موضوع مناسب، اشاره می‌کنم:
اولین نکته، این است که موضوع ایمیل، به خوبی گویا باشد؛ به طوری که گیرنده ایمیل، تنها با نگاه کردن به آن، متوجه متن ایمیل شده و هدف‌مان را از ایمیل زدن متوجه شود. فرض کنید طرف مقابل‌مان، روزانه ده‌ها و یا صدها ایمیل از افراد مختلف دریافت می‌کند. امکان اینکه این شخص، وقت کافی برای خواندن همه ای‌میل‌ها را نداشته باشد، بسیار بالا است. بنابراین موضوع ایمیل باید به اندازه کافی گویا باشد که توجه این شخص را به خود جلب کند و آن را باز کند. موضوع‌هایی مانند «سلام»، «خسته نباشید»، «یک سوال»، «راهنمایی»، «یک خواهش» و…، به هیچ‌وجه، گیرنده ایمیل را برای باز کردن آن، تحریک نمی‌کند و لذا چنین ای‌میل‌هایی به جمع ای‌میل‌های خوانده نشده گیرنده اضافه می‌شوند.
دومین نکته، این است که موضوع ایمیل، در عین گویا بودن، باید کوتاه باشد؛ چون اولاً بعضی از سرویس‌دهنده‌های ایمیل، فقط چند کلمه اول موضوع را در لیست ای‌میل‌های جدید، نمایش می‌دهند و دوم اینکه، ممکن است گیرنده ایمیل، به دلیل تعداد بالای ای‌میل‌های دریافتی، حوصله کافی برای خواندن موضوع‌های طولانی را نداشته باشد. به عنوان راه‌حلی برای کوتاه کردن موضوع، می‌توان به عنوان مثال، به جای «بیست و هشتمین کنفرانس ملی …»، از «۲۸امین کنفرانس …» استفاده کرد؛ یعنی اعداد موجود در موضوع را به حروف بنویسیم. باید به این نکته هم توجه داشت که برای کوتاه ماندن موضوع، در صورت امکان، نباید از صفت و قید در موضوع ایمیل استفاده کنیم.
سومین نکته، این است که از نوشتن موضوع‌های «زرد» و بی‌ربط خودداری کنید. بارها و بارها ای‌میل‌هایی را دریافت کرده‌ام که موضوع آنها هیچ ارتباطی به خود ایمیل نداشته است و همین باعث شده است که یک جور حس منفی نسبت به فرستنده پیدا کنم و این حس روی جواب دادن به ای‌میل‌ها هم تاثیر بگذارد.
نکته چهارم، این است که هیچ‌وقت از علامتهای تعجب پشت سر هم، برای نشان دادن تعجب و یا جلب توجه گیرنده ایمیل، استفاده نکنید. این کار، علاوه بر شلوغ کردن موضوع، ممکن است باعث پرت شدن حواس گیرنده ایمیل شود.
نکته آخر، این است که سعی کنید موضوع‌ها، به صورت جمله خبری نباشند؛ چون خود «فعل» و «فاعل» این نوع جمله‌ها، باعث طولانی‌تر شدن موضوع می‌شوند. با وجود این، استفاده از جمله‌های پرسشی، نه تنها، اشکالی ندارد، بلکه گاهی باعث افزایش جلب توجه و علاقه گیرنده ایمیل هم می‌شود.
مطلب مهمی که در اینجا باید به آن اشاره شود، این است که اگر می‌خواهید در ای‌میل‌تان، چند مطلب مختلف را مطرح کنید، لازم نیست در موضوع ایمیل، به همه آنها اشاره کنید. در چنین حالتی، باید به جای یک ایمیل، چند ایمیل بفرستید و در هر کدام از ای‌میل‌ها، به یک مطلب اشاره کنید.
حال برای روشن نکات بالا، چند مثال می‌زنم:
۱- فرض کنید می‌خواهید به استادی ایمیل بزنید تا شما را در مورد نحوه رسم کردن یکی از شکل‌های مقاله فلانش راهنمایی کند. در این حالت، به جای نوشتن موضوع‌هایی مانند «رسم»، «شکل»، «راهنمایی»، «شکل مقاله» و…، موضوعی مانند «درخواست راهنمایی در مورد رسم کردن یکی از شکل‌های مقاله فلان‌تان» را به کار ببرید. همان‌طور که می‌بینید، این موضوع، در عین کوتاه بودن، هدف شما از فرستادن ایمیل را مشخص می‌کند. به عبارت دیگر، استاد مورد نظر، فقط با نگاه کردن به موضوع ایمیل، می‌تواند متوجه هدف شما بشود. علاوه بر این، چون در لیست ای‌میل‌های جدید می‌بیند کسی پیدا شده است که به نحوه رسم یکی از شکل‌های مقاله‌اش علاقه‌مند شده است، ایمیل را قبل از ای‌میل‌های دیگر باز می‌کند.
۲- فرض کنید قرار است در آینده نزدیک، سومین کنفرانس بررسی اثرات آلودگی صوتی بر روی نوزادان در دانشکده‌تان برگزار شود و شما دبیر کمیته علمی کنفرانس هستید و باید از بعضی از استادان دانشگاه‌های دیگر، برای داروی مقالات، دعوت کنید. در این حالت، به جای استفاده از موضوع‌هایی مانند «کنفرانس آلودگی صوتی»، «کمیته علمی»، «داوری کنفرانس» و…، از موضوعی مانند «داوری مقالات سومین کنفرانس بررسی اثرات آلودگی صوتی بر روی نوزادان» استفاده کنید.
نوشتن ایمیل انگلیسی
تمام توضیحات بالا در مورد ای‌میل‌های انگلیسی هم صادق است. تنها باید توجه داشت که:
- موضوع ایمیل، بدون ایراد گرامری باشد تا گیرنده ایمیل بتواند به راحتی، متوجه منظور شما بشود.
- از به کار بردن حروف بزرگ (به جز حرف اول) در قسمت موضوع، خودداری کنید؛ چون همان‌طور که می‌دانید بیشتر هرزنامه‌ها دارای موضوعی با حروف بزرگ هستند. بنابراین، امکان اشتباه گرفته شدن ای‌میل‌تان با هرزنامه و در نتیجه، حذف آن، بالا می‌رود.
- تا جایی که امکان دارد، از کلماتی مانند Free, Sale, Off, Money و… در موضوع استفاده نکنید؛ چون این کلمات، کلماتی هستند که بیشتر در ای‌میل‌های تبلیغاتی از آنها استفاده می‌شود و اکثر سرویس‌دهنده‌های ایمیل، این کلمات را به لیست سیاه خود اضافه کرده‌اند و بنابراین اگر موضوع ای‌میل‌تان، حاوی یکی از این کلمات باشد، احتمال اینکه به پوشه اسپم گیرنده برود، زیاد است.
به عنوان مثالی برای ایمیل انگلیسی، فرض کنید می‌خواهید یک استاد فرنگی را برای چهل و چهارمین کنفرانس ریاضی ایران دعوت کنید. برای این کار، می‌توان از موضوع
Invitation: The 44th Iranian Mathematics Conference, 27-30 Aug
استفاده کرد.
در پست‌های بعدی وبلاگ پانویس، در مورد چگونگی شروع کردن متن ایمیل به زبان فارسی و انگلیسی و موارد دیگر خواهم نوشت.
لینک ثابت نوشته: https://panevis.ir/?p=205
منبع: +
پیشنهاد می‌شود این نوشته‌ها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ایمیل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ایمیل
- رعایت احترام در نوشتن ایمیل
- اهمیت امضای پایان ای‌میل‌ها
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ایمیل
- انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل
- چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم؟
ممنون از راهنماییتون.
باتشکر🙏🙏🙏
سلام
ببخشید یه سوال دارم:
من برای استادم از طریق جیمیل پیام میدم در مورد پایان نامه خواستم بپرسم از چه عنوانی استفاده کنم که مناسب باشه.
باتشکر
خب ببینین توی هر ایمیل چی می‌خواین بگین و چکارش دارین. همون رو توی چند کلمه توی قسمت عنوان بنویسین؛ طوری که مشخص باشه ای‌میل‌تون در مورد چیه.
توی قسمت موضوع توی جیمیل برای گپ دوستانه چی بنویسم
هر چی که دوست دارین!
موقع بحث دوستانه لازم نیست این نکات نوشتن رسمی ایمیل رو رعایت کنین.
با تشکر
بسیار مفید واقع شد
با سلام و وقت بخیر خدمت نویسنده محترم
من ایمیلی به یکی از استادان خارجی فرستادم که در محتوای ایمیل از ایشون در مورد یکی از مقالاتشان سوالی پرسیدم. عنوان ایمیل را “Advice request” انتخاب کردم. ایشون هم همون روز به سوالم پاسخ دادند. میخواستم بپرسم که این عنوان اصلاً صحیح و رایج است یا خیر؟
با سپاس.
سلام
ممنونم به خاطر توضیحات مفیدتون
یک راهنمایی می خواستم. اگر می خواهم ضمن ارسال ای میلی که در آن تقاضای همکاری با جایی را داریم، رزومه کاری و سی وی تحصیلی مان را نیز اتچ کرده و مثلا برای مدیر آنجا بفرستیم، این سابجک مناسب است یاخیر؟
ارسال رزومه کاری و سی وی تحصیلی جهت درخواست همکاری- نام فرستنده
آیا بهتر است اسم فرستنده در سابجکت باشد؟
آیا بهتر است کلماتی مثل سی وی و یا رزومه انگلیسی تایپ شوند و یا به دلیل امکان پس و پیش شدن، همان بهتر است که فارسی نوشته شود؟
ممنون میشم بهم پاسخ بدین
– وجود نام در سابجکت لازم نیست. در واقع اصلاً مرسوم نیست؛ مگر اینکه خود موسسه گیرنده در سایتش اعلام کرده باشه که برای رسیدگی سریع‌تر یا جلوگیری از اشتباه، آخر ای‌میل‌ها باید نام فرستنده هم باشه.
– به نظر من اگر گیرنده، فارس‌زبان هستش، همون فارسی تایپش کنید؛ منتها با نیم‌فاصله؛ یعنی این‌جوری: سی‌وی
ممنونم برای پاسخگویی تان
سلام..
مطالبتوون عالی و مفید بودن. سپاس از شما.
ببخشید اگر در قسمت موضوع چیزی ننویسم مشکلی در ارسال ایمیل بوجود میاد
خیر
از مطالب اموزنده شما بسیار متشکرم .
از اینکه با وبلاگ شما آشنا شدم خدا را شاکرم. شما به مطالبی اشاره می کنید که کمتر به آنها پرداخته می شود و کمتر می توان در جاهای دیگر در مورد آنها به این شکل کامل و ساده خواند.
آفتاب مهر ایزدی همواره روشنگر راهتان.
kheyli jaleb bood.
mamnonam azatoon
خواهش می‌کنم. فقط لطفاً فارسی بنویسید.
ولي من اصلا تو قسمت موضوع چيزي نمينويسم!
با سلام
متشکرم-مطلب مفیدی بود
در مورد علامتهای تعجب پشت سر هم، جایی خونده بودم که این هم ممکنه spam شدن ایمیل بشه
این “برگزاری کارگاه آموزشی آشنایی با تقلبهای علمی در دانشگاه ها” مخصوص مراقبین/اساتید دانشگاه ها بود یا خود دانشجوها؟! 🙂
خیلی موضوع جالبیه 🙂
بله. درسته. می‌تونه به عنوان نشونه‌ای برای اسپم بودن محسوب بشه.
در مورد پژوهشگران و استادان بود.