نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی دغدغه خیلی از دانشجویان و استادان است. در نوشته قبلی «پانویس»، به نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی اشاره کردم. در این نوشته، میخواهم در مورد نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی بنویسم. برای اینکه مطالب این نوشته، مستقل از نوشته قبلی باشد، بعضی از مطالب نوشته قبلی را دوباره تکرار میکنم.
نوشتن ایمیل انگلیسی
در ایمیلهای انگلیسی، من همیشه متن ایمیل را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع میکنم. البته منظورم از معرفی، زندگینامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ایمیل را با جملهای مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع میکنم. حس میکنم با معرفی خودم در ابتدای ایمیل، حس خوبی در گیرنده ایمیل ایجاد میشود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ایمیل، ترغیب میشود.
نکتهای که در همین ابتدا باید به آن توجه کرد، این است که در ایمیلهای انگلیسی، سلام و احوالپرسی، زیاد مرسوم نیست. علاوه بر این، با توجه به ماهیت کاملاً متفاوت زبان فارسی و انگلیسی و تفاوت فرهنگی موجود، به هیچوجه نباید عبارتهای فارسیای مثل «سلام و خسته نباشید» را لفظ به لفظ به انگلیسی ترجمه کرد و در ابتدای ایمیل قرار داد؛ چون حتی اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوی خسته نبودن در ابتدای یک ایمیل برای یک انگلیسیزبان، تعجبآور خواهد بود.
بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ایمیل که میتواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان میکنم. سعی کنید هدفتان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ایمیل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک میکند.
نکته خیلی مهمی که باید به آن توجه کنید این است که جملات، گرامر درستی داشته باشند؛ به ویژه اگر گیرنده ایمیل، کسی است که زبان مادریاش انگلیسی است، باید دقت خود را چند برابر کنید؛ چون ممکن است با دیدن یک اشکال گرامری، به دلیل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ایمیل، خودداری کند. یک مثال برای زبان فارسی میزنم: فرض کنید شما یک مدرس دانشگاه هستید که روزانه دهها ایمیل دریافت میکنید. یکی از این ایمیلها، ایمیل زیر است که از طرف یک غیرفارسیزبان دریافت کردهاید:
سلام
من کارها به یکی از مقالهها نیاز داشت. امکان ارسال وجودی نداشت. لذا ارسال کرد.
ممنون
همانطور که میبینید متن ایمیل، گرامر درستی ندارد و فهمیدن منظور فرستنده، مشکل است. بدون شک، بیدرنگ آن را حذف میکنید. دلیل آن هم روشن است: شما به سختی، برای نگاه کردن به ایمیلهایتان وقت دارید؛ چه برسد به اینکه بخواهید آنها را رمزگشایی کنید.
توجه داشته باشید که همانطور که در زبان فارسی، لحن مکالمات روزمره با لحن نامههای اداری، کاملاً فرق میکند، طبیعتاً در هر زبان دیگری هم مثل زبان انگلیسی اینگونه موارد، تفاوتهایی با همدیگر دارند. بنابراین قبل از فرستادن ایمیل به زبان انگلیسی، حتماً گرامر آن را با یکی از دوستان خود چک کنید تا هیچگونه اشتباه گرامری در آن وجود نداشته باشد.
گاهی با توجه به هدف ایمیل، لازم است که مثلاً رزومهتان را هم به ایمیل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، فایلهای پیوستشده به ایمیل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار میگیرد، سعی کنید در انتهای متن ایمیل، با جملاتی مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
این موضوع را به اطلاع گیرنده ایمیل برسانید.
بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، میتوانید پیشاپیش از گیرنده با جملاتی مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
برای گذاشتن وقت روی خواندن ایمیلتان تشکر کنید.
در انتها نیز متن ایمیل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارتهایی مثل
With warm regards,
Vahid Damanafshan
و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسمتان دقت کنید. درست است که در ابتدای ایمیل نیز خودتان را معرفی کردهاید، اما در انتهای ایمیل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامهها و درخواستهای کاغذی را دارد.
به طور کلی، در هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانهتر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ایمیلتان را بیشتر میکنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدمها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند. برخلاف ما ایرانیها، فرنگیها به هیچوجه، چاپلوسی کردن را دوست ندارند.
نکتهای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیدهام که بعضی از همکاران، ایمیلهایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود میفرستند، به انگلیسی مینویسند. من واقعاً هیچوقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ایمیلها، پر از اشکالهای گرامری است. چرا هنگام فرستادن ایمیل به یک فارسیزبان دیگر، از زبان مادریمان استفاده نکنیم؟
در اینجا، برای نمونه، یکی از ایمیلهای خودم را که چند وقت پیش به منشی یک دوره معتبر علمی در ایتالیا فرستادم، میآورم:
Dear Ms. Smith,
My name is Vahid Damanafshan, a senior Masters student at the Department
of Mathematics, University of Tabriz, Tabriz, Iran.
In the PRE-ARRIVAL INFORMATION, you had written that:
“The participants are accommodated in 2-person rooms at the reduced cost
of Euro 9.00 per person per night.”
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
With warm regards,
Vahid Damanafshan
همانطور که در بالا در مورد محترمانه بودن متن ایمیل گفتم، میبینید که در این ایمیل، به جای جملهای خنثی مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسیار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است که بدون شک، تاثیر مثبتی روی گیرنده خواهد گذاشت.
در نوشتههای بعدی وبلاگ پانویس، نکات دیگری در مورد نوشتن رسمی ایمیل خواهم نوشت. اگر میخواهید از انتشار این نوشتهها باخبر شوید، میتوانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» و یا اینستاگرام من شوید و یا برای اشتراک ایمیلی، ایمیل خود را در کادر زیر وارد و ثبت کنید:
دقت داشته باشید که برای فعالسازی اشتراک ایمیلی، باید ایمیلی که از طرف وبلاگ برایتان فرستاده میشود را تأیید کنید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=427
پیشنهاد میشود این نوشتهها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ایمیل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ایمیل
- رعایت احترام در نوشتن ایمیل
- اهمیت امضای پایان ایمیلها
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ایمیل
- انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل
- چرا باید از ایمیلهای آکادمیک استفاده کنیم؟


سلام آقای دامن افشان
بنده قصد ترجمه یکی از مقالات استادی در دانشگاه brunel لندن را داشتم. اول از استاد خواستم که مقاله شما را می خواهم ترجمه کنم که با این پاسخ مواجه شدم:
i am sure the publisher will not have a copyright issue and i do not remember signing a copyright agreement with them either. So, go ahead!
take care
منظور استاد چی میتواند باشد؟ آیا به من اجازه ترجمه داه یا خیر؟
ممنون میشم پاسخ بدهید
با تشکر
بله. اجازه داده. گفته: «برو خوش باش»!
با سلام.
دقت و ریزهکاری نویسنده محترم در ارتباط با ارائه مطالب واقعا عالی بوده است.
فقط در مورد “عنوان ایمیل” چیزی گفته نشده است.
لطفا در مورد اصطلاحات رایج برای عنوان ایمیل رسمی انگلیسی هم توضیحاتی ارائه دهید. مثلاً برای ایمیلی با موضوع درخواست مشاوره، از چه عناوینی میتوان استفاده کرد؟
با سپاس.
پست انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل رو بخونید.
سلام.
می خواستم خواهش کنم منبعی رو به زبان انگلیسی در خصوص آموزش مکاتبات ایمیلی جهت جذب تورهای ورودی که به واسطه وب سایت با ما آشنا میشن رو معرفی بفرمایید، یا اگر منبع خاصی در این زمینه نیست لطف کنید و از تجربیات شخصی خودتون نکاتی رو که به درد این حیطه کاری می خوره بنده رو بهرمند بفرمایید.
فراوان سپاس.
سلام جناب آقای دامن افشان. سوالی داشتم این لینک ثابت رو چطور تولید کردین؟ “لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=427“
پیداش کردم. قبلا خود وردپرس یه دکمه براش داشته اما تو ورژن جدید برش داشتن ولی با یه کد میشد برش گردوند.
من الان هم اون دکمه «دریافت پیوندک» رو دارم. هر چند توی آدرس پیشنمایش هم میشه لینک ثابت رو دید.
سلام.. من یک دانشجو ام و میخوام به یک نویسنده ی مقاله ایمیل بزنم که بذاره از مقالش به طور رایگان استفاده کنم…لطفا کمکم کنید تا بنویسمش
سلام خدمت آقای دامن افشان و تشکر بابت مطالب مفیدتون
من یه سوال داشتم میخام یه کتاب رو ترجمه کنم،ممنون میشم که در نوشتن ایمیل انگلیسی به ناشر آن کمکم کنید.
باسپاس.
با سلام خدمت آقای دامن افشان و
تشکر بسیار بابت مطالب مفیدتون.
یه سوال؟
1.برا ترجمه کتاب باید حتما از ناشر اجازه بگیرم یا از نویسنده کتاب؟
2. برای ایمیل به ناشر اکتاب، متن ایمیل رو چطوری بنویسم که ناشر رو بده؟ و درصورت اجازه دادن ناشر، مراحل قانونی ان به چه صورت هست؟
با سپاس.
این نوشته رو بخونید.
با سلام و خسته نباشید
اینجانب قصد دارم از کشورهای خارجی نمایندگی واردات کالا بگیرم چگونه نامه نگاری انجام بدهم ممنون میشم راهنماییم کنید.
با تشکر
مریم
با سلام
خیلی ممنون از راهنمایی هاتون
من باید ایمیلی رسمی به یکی از آژانس های خارجی جهت همکاری بفرستم که ببینم آنها در تور گردانی و ترنسفر با ما همکاری می کنند و آن هم با چه قیمتی.. اما نمی دونم دقیقا اینرو چجوری بیان کنم که رسمی هم باشه.
ممنون میشم راهنماییم کنید
با تشکر
با سلام و احترام
لطفا اگر مقدور هست یک متن نامه به زبان انگلیسی جهت درخواست خرید یک دستگاه پزشکی را برای من ارسال کنید…با کمال تشکر
سلام
من براي فرد انگليسي زبان نامه زدم و ايشون به اشتباه فكر كردن كه من يك آقا هستم و جواب نامه من رو با عبارتdear Mr شروع كردند
ميخواستم بدون كه چطور بايد به جنسيت خودم در نامه اشاره كنم كه اين سوء تفاهم بوجود نياد و در عين حال مودبانه باشه؟
میتونید مثلاً آخر ایمیلتون بگید
Moreover, I am a female.
حتما این کار رو بکنید. متاسفانه یه استادی از اونور آب بدلیل حجم مقالاتی که داشتم وتوی همگیشون هم اسم اول بودم در اولین نامه به من گفته بود پروفسور!!! منم به روی خودم نیاوردم و هیچ چیزی نگفتم. الان هنوز با بنده در ارتباطن و هنوز نفهمیدن که من تنها یک دانشجوی کارشناسیم. منم واقعا بعد از اینهمه رد و بدل شدن نامه و … خجالت میکشم که بگم نیستم!!!
با سلام
با چه دستوری در زیپرشین می توان نمودار رسم کرد؟
ممنون میشم اگه راهنمایی کنید.
با دستور draw
سلام آقا وحید
هومن نعمتی هستم
قصد دارم به کارخانه خودرو سازی ولوو پیشنهاد طرح هایی رو بدم ولی از نظر زبان انگلیسی ضعیفم میشه لطفا پیشنهادی بهم بدید
با سلام،
آنچه که آقای دامن افشان عزیز پیرامون نامه نگاری و کلا نوشتن به زبان انگلیسی برای یک انگلیسی زبان باید مد نظر داشته باشن اینه که تا حد امکان به سمت اوریجینال نویسی پیش برید که این امر خودش چندین ایتم رو در بر می گیره.
انهایی که به زبان انگلیسی به صورت حرفه ای می نویسن تو انتخاب لغات، استراکچر و علائم سجاوندی و همچنین بلندی یا کوتاهی جملات به شدت حساس هستن پس به نظر من – چون خودم فارغ التحصیل رشته زبان و ادبیات انگلیسی هستم و بارها و بارها با اساتید دروس تخصصی ام و همچنین وب سایت ها و حتی دوستان خارجی ام مکاتبه کرده ام ازتون خواهش دارم که اگه واقعا تو حوزه نوشتن به زبان انگلیسی کاملا حرفه ای و پخته هستید قلم بزنید وگرنه بهتره که این کار رو به اهلش واگذار کنید.
متشکرم.
الان منظور شما من بودم یا خوانندگان این صفحه؟
با سلام
من میخوام از نویسندن یک کتاب درخواست کنم نسخه ای از کتابشو برای ترجمه اگر بشه برام بفرسته یا راهنماییم گنه از کجا تهیه کنم.آیا کتاب هم نسخه ی پری پرینت داره؟
این کار رو اصلاً پیشنهاد نمیکنم؛ چون بسیار غیرحرفهایه. مخصوصاً اون بخشش که میگید از کجا تهیه کنم.
خب این همه فروشگاه اینترنتی کتاب هست که با یه سرچ ساده میتونید پیداشون کنید.
کتابها هم نسخه پیش از چاپ دارن. معمولاً نویسندههای خارجی کتابهای علمی و دانشگاهیشون رو قبل از اینکه چاپ کنن، به مدت چند ماه روی سایت رسمیشون میذارن و از بازدیدکنندگان سایتشون میخوان که کتاب رو دانلود و مطالعه کنن و اشکالات احتمالیشون رو تذکر بدن؛ اما باید توجه داشته باشید که این نسخه با نسخه رسمی که بعدها چاپ میشه، تفاوتهایی داره و این یعنی این نسخه پیش از چاپ، ارزش قانونی برای ترجمه نداره. یعنی اگر شما این نسخه رو ترجمه کنید، بعدها نمیتونید ادعا کنید که این، ترجمه فلان کتاب از فلان ناشر با فلان شابک هستش.
سلام
من میخوام یه مقاله از طریق ادیتور بفرسم اما نمیدونم چه متن کوتاهی بایدبراشون بنویسم میشه کمکم کنید؟
جناب دامن افشان سوال من رو پاسخ ندادید. جوابشو پیدا کردم.میذارم اینجا بقیه هم استفاده کنند:
اصطلاح مناسب برای بیان جمله زیر در نامه رسمی انگلیسی:
“از تسریع شما در پاسخ گویی به درخواستم کمال سپاس گزاری را دارم.”
Thank you for your coopration,in respond to my request as soon as posible.
سلام. من در جایی خوندم که به پایان رسوندن ایمیل با همچین عباراتی حس بدی در انگلیسی زبان ها ایجاد میکنه (با وجود اینکه در فارسی بسیار استفاده میشه). یعنی اینکه مثلا بگید : پیشاپیش بخاطر فلان کاری که برای من انجام میدید سپاسگذارم. این جمله این حس رو القا میکنه که از طرف مقابل انتظار دارید حتما این کار رو انجام میده.
برای اطلاعات بیشتر اینجا رو بخونید: http://tinyurl.com/ykjap7q
ممنون که لینک رو معرفی کردید. این هم نظریه برای خودش. من خودم خیلی کم از این عبارتها استفاده میکنم. معمولاً در ایمیلهای دوم به بعد استفاده میکنم.
سوالاتو رندوم پاسخ میدید؟
لطفا به اینم پاسخ دهید: اصطلاح مناسب برای بیان جمله زیر در نامه رسمی انگلیسی:
“از تسریع شما در پاسخ گویی کمال سپاس گزاری را دارم.”
آیا این متن مناسبه
thank you for your favor
with regards
قبلاً توضیح دادم.
سلام .
در جواب کسی که مقاله ی خود را پس از درخواست من برایم فرستاده باید چه بگویم؟البته به زبان انگلیسی.
ممنونم از لطف شما
قبلاً توضیح دادم.
سلام
از مطالب خوبتون ممنونم
من به يه متن نامه جهت كسب اجازه ترجمه از نويسنده نياز دارم
چندين بار نوشتم و ترجمه كردم اما چون اولين بار هست كه اين نامه رو ميفرستم باز نگرانم
خيلي ممنون ميشم اگه لطف كنين و متن ايميل اجازه جهت ترجمه رو براي من ارسال كنين تا بتونم ازش كمك بگيرم
با تشكر
با سلام و سپاس از نوشته مفیدتان
عبارت مصطلح برای بیان جمله زیر در نامه انگلیسی چی میشه؟
“از تسریع شما در پاسخ گویی کمال سپاس گزاری را دارم.”
ممنون
سلام
ممنون از مطالب مفیدتون
یک سوال داشتم : وقتی نامه ای رسمی را ایمیل کردیم و جواب آن را گرفتیم، باید در جواب نامه ای برای تشکر ( از پاسخ دادن) بفرستیم یا خیر
اگر تشکر کنید، بهتره؛ اما زیادهروی هم نکنید؛ یعنی بعد از هر ایمیل نیازی نیست تشکر کنید.
میشه خواهش کنم یک الگوی کلی براش پیشنهاد بدین
مثلا اگه بگم :
Dear sir or madam
I appreciate your guidance and helps
thank you so much
With warm regards
کافی و درسته؟
خط دوم درست نیست. بهتره بنویسید:
Thank you for your kind help, advice and the courtesy you extended to me.
خیلی ممنون از راهنمایی تون
قسمت
the courtesy you extended to me
برای مکاتبه با دانشگاه هم درسته؟
بله.
سلام. من میخوام از یک استاد خارجی درخواست کنم که به عنوان استاد راهنمای دوم منو در انجام پایان نامه ام راهنمایی کنه. چطور می تونم یه ایمیل با این محتوا بنویسم؟
وقتتون بخیر. تقریبا 15 روز قبل یه ایمیل برای یک محقق سوئدی زدم و ازش خواستم در رابطه با برخی روابط مربوط به یکی از مقالاتش راهنماییم کنه. بعد یه روز جواب دادو گفت در حال حاضر کمی سرش شلوغه اما سعی میکنه چند روز دیگه برام بنویسه. به نظر شما اگه الان براش یه ایمیل با جمله i am looking forward to your guidance بزنم به دور از ادب؟ آخه تمام کارم معطل راهنماییشون مونده….
فکر خوبیه. فقط یادتون باشه در جواب همون ایمیل خودشون reply کنید که یادش بیاد قول جواب دادن داده.
I am very much interested in your researches.I have in mind was that I work on a durable high strength concrete containing rubber.However,According to you concrete with incorporation of tyer and other plastics is no high strength.
i was wondering if you could,please regarding your advice on what areas of concrete containing waste tires work?
این maile به نظرتون خیلی پر از اشکاله؟ اخه اولش ج داد نویسنده مقاله بد که اینو فرستادم دیگه ج ندادش
بله. اونقدر اشکال داره که من متوجه منظورش نشدم.
افتضاح بود
نویسنده پست هم به نظر میرسه انگلیسیش تعریفی نداره لطفا سوالاتون رو جایی مطرح کنید که مهارت انگلیسی شون در حد قابل قبولی باشه
جناب آقای پوریا اگر اشتباه من رو گوشزد کنید، ممنون میشم. اینجوری اشتباههای این پست هم اصلاح میشه.
خیلی خوب و عالی بود..واقعا ممنونم
فقط برای شروع واسه 1 استاد خارجی اون اول میل چی باید بگیم؟
dear…?
پست «نحوه شروع کردن متن ایمیل» رو ببینید.
بسیار مفید بود. ممنون
بسیار سپاسگزارم
ممنون از راهنمایی و کمکتون… موفق باشید.
با سلام و احترام.
به خاطر وب سایت خوبتون تشکر می کنم.
معذرت میخوام یه سوالی داشتم. بنده به استادی ایمیل زدم و ایشون لطف کردن بنده را به صورت کلی راهنمایی کردن. الان سوالم این هست که با چه جمله ای از ایشون تشکر کنم و چطور بخوام که در ادامه مسیر پژوهشم مرا راهنمایی کنند. ممنون میشم اگر راهنماییم کنید.
کلاً سعی کنید برای هر چیز کوچیکی ایمیل نفرستید. لازم نیست از ایشون بخواید که در در ادامه مسیر پژوهشتون راهنماییتون کنن. هر وقت سوال دیگهای داشتید، دوباره باهاشون تماس بگیرید. ایشون که استاد راهنمای شما نیستن.
سلام خوب هستین من میخوام جواب این نامه رو بدم اما کمی مشکل دارم
Dear Sir,
I hope you have a nice time. I am MR.farhadi from business department of MTT company in IRAN.
Our company is interested in your products. For this reason we need you to provide us with CIF proforma.
Please see attachment for the product sample, specification and quantity required by us.
I really appreciate you in advance and I’ll be waiting for your response as soon as possible.
میخوام بگم فایل پیوست مشکل داره لطفا به طریق دیگری ارسال کنید یا فرمتش رو تغییر بدین.با رعایت اصولی خودش رعایت کرده
متن این ایمیل به شدت دارای اشتباهات فاحش هستش و در واقع خندهداره.
تعجب میکنم چرا وقتی هر دو فارسی بلدید، به زبان انگلیسی مکاتبه میکنید. خیلی راحت برای ایشون بنویسید که
Your file is broken. Please resave it in another format.
ممنون از کمکتون
نمیدونم چرا اصرار دارن بصورت لاتین مکاتبه کنیم