نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی دغدغه خیلی از دانشجویان و استادان است. در نوشته قبلی «پانویس»، به نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی اشاره کردم. در این نوشته، میخواهم در مورد نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی بنویسم. برای اینکه مطالب این نوشته، مستقل از نوشته قبلی باشد، بعضی از مطالب نوشته قبلی را دوباره تکرار میکنم.
نوشتن ایمیل انگلیسی
در ایمیلهای انگلیسی، من همیشه متن ایمیل را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع میکنم. البته منظورم از معرفی، زندگینامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ایمیل را با جملهای مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع میکنم. حس میکنم با معرفی خودم در ابتدای ایمیل، حس خوبی در گیرنده ایمیل ایجاد میشود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ایمیل، ترغیب میشود.
نکتهای که در همین ابتدا باید به آن توجه کرد، این است که در ایمیلهای انگلیسی، سلام و احوالپرسی، زیاد مرسوم نیست. علاوه بر این، با توجه به ماهیت کاملاً متفاوت زبان فارسی و انگلیسی و تفاوت فرهنگی موجود، به هیچوجه نباید عبارتهای فارسیای مثل «سلام و خسته نباشید» را لفظ به لفظ به انگلیسی ترجمه کرد و در ابتدای ایمیل قرار داد؛ چون حتی اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوی خسته نبودن در ابتدای یک ایمیل برای یک انگلیسیزبان، تعجبآور خواهد بود.
بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ایمیل که میتواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان میکنم. سعی کنید هدفتان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ایمیل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک میکند.
نکته خیلی مهمی که باید به آن توجه کنید این است که جملات، گرامر درستی داشته باشند؛ به ویژه اگر گیرنده ایمیل، کسی است که زبان مادریاش انگلیسی است، باید دقت خود را چند برابر کنید؛ چون ممکن است با دیدن یک اشکال گرامری، به دلیل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ایمیل، خودداری کند. یک مثال برای زبان فارسی میزنم: فرض کنید شما یک مدرس دانشگاه هستید که روزانه دهها ایمیل دریافت میکنید. یکی از این ایمیلها، ایمیل زیر است که از طرف یک غیرفارسیزبان دریافت کردهاید:
سلام
من کارها به یکی از مقالهها نیاز داشت. امکان ارسال وجودی نداشت. لذا ارسال کرد.
ممنون
همانطور که میبینید متن ایمیل، گرامر درستی ندارد و فهمیدن منظور فرستنده، مشکل است. بدون شک، بیدرنگ آن را حذف میکنید. دلیل آن هم روشن است: شما به سختی، برای نگاه کردن به ایمیلهایتان وقت دارید؛ چه برسد به اینکه بخواهید آنها را رمزگشایی کنید.
توجه داشته باشید که همانطور که در زبان فارسی، لحن مکالمات روزمره با لحن نامههای اداری، کاملاً فرق میکند، طبیعتاً در هر زبان دیگری هم مثل زبان انگلیسی اینگونه موارد، تفاوتهایی با همدیگر دارند. بنابراین قبل از فرستادن ایمیل به زبان انگلیسی، حتماً گرامر آن را با یکی از دوستان خود چک کنید تا هیچگونه اشتباه گرامری در آن وجود نداشته باشد.
گاهی با توجه به هدف ایمیل، لازم است که مثلاً رزومهتان را هم به ایمیل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویسدهندههای ایمیل، فایلهای پیوستشده به ایمیل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار میگیرد، سعی کنید در انتهای متن ایمیل، با جملاتی مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
این موضوع را به اطلاع گیرنده ایمیل برسانید.
بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، میتوانید پیشاپیش از گیرنده با جملاتی مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
برای گذاشتن وقت روی خواندن ایمیلتان تشکر کنید.
در انتها نیز متن ایمیل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارتهایی مثل
With warm regards,
Vahid Damanafshan
و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسمتان دقت کنید. درست است که در ابتدای ایمیل نیز خودتان را معرفی کردهاید، اما در انتهای ایمیل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامهها و درخواستهای کاغذی را دارد.
به طور کلی، در هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانهتر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ایمیلتان را بیشتر میکنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدمها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند. برخلاف ما ایرانیها، فرنگیها به هیچوجه، چاپلوسی کردن را دوست ندارند.
نکتهای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیدهام که بعضی از همکاران، ایمیلهایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود میفرستند، به انگلیسی مینویسند. من واقعاً هیچوقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ایمیلها، پر از اشکالهای گرامری است. چرا هنگام فرستادن ایمیل به یک فارسیزبان دیگر، از زبان مادریمان استفاده نکنیم؟
در اینجا، برای نمونه، یکی از ایمیلهای خودم را که چند وقت پیش به منشی یک دوره معتبر علمی در ایتالیا فرستادم، میآورم:
Dear Ms. Smith,
My name is Vahid Damanafshan, a senior Masters student at the Department
of Mathematics, University of Tabriz, Tabriz, Iran.
In the PRE-ARRIVAL INFORMATION, you had written that:
“The participants are accommodated in 2-person rooms at the reduced cost
of Euro 9.00 per person per night.”
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
With warm regards,
Vahid Damanafshan
همانطور که در بالا در مورد محترمانه بودن متن ایمیل گفتم، میبینید که در این ایمیل، به جای جملهای خنثی مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسیار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است که بدون شک، تاثیر مثبتی روی گیرنده خواهد گذاشت.
در نوشتههای بعدی وبلاگ پانویس، نکات دیگری در مورد نوشتن رسمی ایمیل خواهم نوشت. اگر میخواهید از انتشار این نوشتهها باخبر شوید، میتوانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» و یا اینستاگرام من شوید و یا برای اشتراک ایمیلی، ایمیل خود را در کادر زیر وارد و ثبت کنید:
دقت داشته باشید که برای فعالسازی اشتراک ایمیلی، باید ایمیلی که از طرف وبلاگ برایتان فرستاده میشود را تأیید کنید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=427
پیشنهاد میشود این نوشتهها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ایمیل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ایمیل
- رعایت احترام در نوشتن ایمیل
- اهمیت امضای پایان ایمیلها
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ایمیل
- انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل
- چرا باید از ایمیلهای آکادمیک استفاده کنیم؟

جناب آقای دامن افشان با سلام می خواستم بپرسم معنی “well spoted!” در ابتدای نامه به چه معناست؟ نامه اینطور آغاز شده: Hello, Well spotted! We’ve actually fixed the …
جمله انگلیسی بعدش رو کامل ننوشتین؛ ولی فکر کنم معنی «ایول»، «دمت گرم»، «آفرین»، «نکته خوبی بود» و «میفهمم» بده.
با سلام
من برای پایان نامه م نیاز به ابزار خاص و گرون قیمتی دارم که تا الان نتونستم اون رو در ایران پیدا کنم.
الان میخواهم که به شرکت های سازنده این دستگاه ها ایمیل بزنم و از اونا بخوام که اگر این دستگاه رو تا حالا به شرکتی از ایران فروختن ، اسم و اطلاعات اون شرکت رو بدن که من بتونم از اونها برای چند تا تست دستگاه رو قرض بگیرم
بیشتر نگران این هستم که به خاطر سیاست حفظ اطلاعات مشتریان بهم جوابی ندن، ولی همونطور که گفتم به خاطر قیمت بالای این دستگاه امکان خریدش برای دانشگاه وجود نداره.
ممنون میشم من رو راهنمایی کنید
بهتره با سایتهای ترجمه تماس بگیرین.
سلام.
من در زمینه پژوهشی استادی در دانشگاه بلگراد کار کردم. البته دو سال قبل در شروع دوره دکتری یک سری نتایج تستهای اولیه را که انجام داده بودم برایشان ایمیل کردم و ایشان چند توصیه داشتند. حالابعد از دوسال در همان راستا مقاله ای تهیه کردم و میخواهم ایشان نظراتشان را بدهند. چه متنی برایشان بنویسم ، بهتر است؟
با تیمیشکر.
فاطمه کر
به ایمیل قبلیتون ریپلای بزنین و دقیقاً همین چیزایی رو که به من گفتین، به ایشونم بگین.
خلاصه و مفید و با گرامر درست.
ببخشید اگه یه موردی رو در ارتباط با یه سرویس به یه شرکتی گزارش کرده باشید و جواب دادن اونها طول کشیده باشه و بخوایید پیگیری کنید که برای رفع مشکل چیکار کردن چطوری بایدایمیل رو شروع کنم که مودبانه و محترمانه باشه؟
به همون ایمیل قبلی reply بزنین و بگین در مورد ایمیل قبلیم که در تاریخ فلان فرستادم، ایمیل میزنم. ممنون میشم اگه نتیجه بررسیتون رو بهم اطلاع بدین.