در نوشته‌های قبلی «پانویس»، با بعضی از نکات مربوط به نوشتن ایمیل رسمی و آکادمیک آشنا شدیم. در این نوشته، می‌خواهم در مورد چگونگی نوشتن متن ایمیل بنویسم.
قبل از هر چیزی، دوباره یادآوری میکنم که نوشته‌هایی که در «پانویس» در مورد نوشتن ایمیل فارسی و انگلیسی منتشر می‌شود، مخصوص ای‌میل‌های آکادمیک و رسمی است. به عبارت دیگر، نیازی نیست که این نکات را در هنگام فرستادن ایمیل به دوستان و همکاران نزدیک‌تان رعایت کنید.
نوشتن ایمیل فارسی
من همیشه ای‌میل‌هایم را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع میکنم. البته منظورم از معرفی، زندگی‌نامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ایمیل را با جمله‌ای مثل «من وحید دامن‌افشان، مدرس ریاضی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه هستم.» شروع میکنم. حس میکنم با معرفی خودم در ابتدای ایمیل، حس خوبی در گیرنده ایمیل ایجاد می‌شود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ایمیل، ترغیب می‌شود.
بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ایمیل که می‌تواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان میکنم. سعی کنید هدف‌تان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. توجه داشته باشید که زمان استفاده از سبک نوشتن میرزابنویس‌های قاجاری تمام شده است. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ایمیل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک می‌کند.
گاهی با توجه به هدف ایمیل، لازم است که مثلاً رزومه‌تان را هم به ایمیل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویس‌دهنده‌های ایمیل، فایل‌های پیوست‌شده به ایمیل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار می‌گیرد، سعی کنید در انتهای متن ایمیل، با جملاتی مثل «جهت اطلاعات بیشتر، رزومه خود را نیز پیوست کرده‌ام»، این موضوع را به اطلاع گیرنده ایمیل برسانید.
بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، می‌توانید از گیرنده برای گذاشتن وقت روی خواندن ای‌میل‌تان تشکر کنید. بعد از آن، حتی می‌توانید از جملاتی مانند «بی‌صبرانه منتظر شنیدن ایده‌ها و راهنمایی‌های ارزشمند شما درباره این موضوع هستم.» استفاده کنید.
در انتها نیز متن ایمیل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارت‌هایی مثل
با کمال احترام،
وحید دامن‌افشان
و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسم دقت کنید. درست است که در ابتدای ایمیل نیز خودتان را معرفی کرده‌اید، اما در انتهای ایمیل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامه‌ها و درخواست‌های کاغذی را دارد.
به طور کلی، در هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانه‌تر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ای‌میل‌تان را بیشتر می‌کنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدم‌ها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند.
نکته‌ای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیده‌ام که بعضی از همکاران، ای‌میل‌هایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود می‌فرستند، به انگلیسی می‌نویسند. من واقعاً هیچ‌وقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ای‌میل‌ها، پر از اشکال‌های گرامری است. چرا هنگام فرستادن ایمیل به یک فارسی‌زبان دیگر، از زبان مادری‌مان استفاده نکنیم؟
در اینجا، برای نمونه، یکی از ای‌میل‌های خودم را که چند وقت پیش به جناب آقای دکتر محمد قدسی، مدیر وبلاگ «استادان علیه تقلب» فرستادم، می‌آورم:
به عبارت «آقای دکتر قدسی عزیز،» که در نوشته نحوه شروع کردن متن ایمیل به نحوه نوشتن آن اشاره شد، توجه کنید.
در نوشته‌های بعدی «پانویس»، در مورد نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی خواهم نوشت. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها باخبر شوید، می‌توانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» شوید و یا برای اشتراک ای‌میلی، ایمیل خود را در کادر زیر وارد و ثبت کنید:
دقت داشته باشید که برای فعال‌سازی اشتراک ای‌میلی، باید ای‌میلی که از طرف وبلاگ برای‌تان فرستاده می‌شود را تأیید کنید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=415
پیشنهاد می‌شود این نوشته‌ها را هم بخوانید (از جدید به قدیم)
- نحوه پرسیدن سوال از طریق ایمیل
- نکاتی درباره پیوست کردن فایل به ایمیل
- رعایت احترام در نوشتن ایمیل
- اهمیت امضای پایان ای‌میل‌ها
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل انگلیسی
- نحوه نوشتن رسمی ایمیل فارسی
- نحوه شروع کردن متن ایمیل
- انتخاب موضوع مناسب برای ایمیل
- استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل
- چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم؟
با سلام و عرض ادب
برای سطوح مختلف سازمانی نحوه ارسال ایمیل آموزش یا مطلبی برای مطالعه موجود هست؟ کنش هایی رو داریم در سازمان که افراد اطلاعات دقیقی ندارند که به همکارشون در سطوح یکسان چطور ایمیل بزنند با مدیر بالا دستی چطور ایمیل بزنند و نحوه نگارش این ایمیل برای سازمان های خارجی در صورتی که ندونن اسم شخص و پست سازمانی فرد چیه. نحوه نگارش این ایمیل ها رو دقیق نمی دونند.
ای‌میل‌های سازمانی معمولاً از نوع «خنثی» هستن؛ یعنی شیوه نوشتاری‌ای که نه غیررسمیه نه رسمی. توی این نوع ای‌میل‌ها، فرستنده و گیرنده هر دو پرمشغله هستن؛ بنابراین زبان مورداستفاده، ساده، صریح و مستقیم هستش. لازم نیست موقع نوشتن ایمیل برای افراد در سطح یکسان از عبارت‌هایی مثل «از جنابعالی خواهشمندم» یا «مبذول بفرمایید» استفاده کنین؛ حتی برای مدیران رده‌بالا هم لازم نیست؛ اما باید مراقب لحن جملات باشیم که امری و دستوری نباشه. برای اطلاعات بیشتر می‌تونین راهنمای نوشتن ایمیل رسمی رو ببینین. اگه این راهنما رو پسندیدین و خواستین در اختیار پرسنل سازمان‌تون قرارش بدین، می‌تونیم از طریق صفحه تماس در مورد قیمت فروش به تعداد بالا صحبت کنیم.
سلام. توجه شما رو به سایت […] جلب میکنم.
سلام . لازمه حتما کتابی ایمیل رو بنویسیم؟ نمیشه یکم غیر رسمی تر باشه ؟
ممنون میشم پاسخ بدین
توی مکاتبات رسمی باید رسمی بنویسیم. نمیشه که به مثلاً مدیر دپارتمان یه دانشگاه خارجی توی همون ایمیل اول بگیم Hi Jack.
توی راهنمای نوشتن ایمیل رسمی کامل در این مورد توضیح دادم و چند مثال گذاشتم.
سلام. پاراگراف های مختلف ایمیل در تصویر به هم چسبیده هستند. آیا نباید بین پاراگراف ها فاصله باشد؟ به چه شکل و آیا مشابه دستورات ایمیل نگاری انگلیسی است؟
قانون خاصی نداره. فقط سلیقه اون موقع‌ام بوده. الان ولی ترجیج می‌دم بین پاراگراف‌ها یه خط خالی بذارم.
ممنون از آموزش های شما و ترویج فرهنگ ارتباط نوشتاری درست در فارسی.
در قسمت های بی سی سی و سی سی چی بنویسیم؟
وقتی بخواین ای‌میلی رو به کس یا کسان دیگری غیر از گیرنده اصلی بفرستین، بدون اینکه هیچ‌کدوم از طرفین متوجه بشن، آدرس‌شون رو توی BCC می‌نویسین.
اگه شرط «بدون اینکه هیچ‌کدوم از طرفین متوجه بشن» مهم نباشه، یعنی بخواین طرفین متوجه بشن که ایمیل رو اون‌ها هم می‌بیننش، از CC استفاده می‌کنین.
ممنون از رهنمایی های جناب شما بسیار باارزش است
سلام. سپاس
ممنون زحمت تان قابل قدر است .
سایت شما واقعا محشره.من هر روز به سایت سر میزنم و از مطالب جدیدش استفاده میکنم.به خاطر همین لازمه یه تشکر ویژه داشته باشم از این همه زحماتتون.
http://taalim.ir
را لينك نماييد
بسم الله الرحمن الرحيم
با صلوات بر محمد و ال محمد
و با عرض سلام و ادب حضور شما
“ن و القلم و ما يسطرون”
اي كاش يك كرسي درس ويرايش در دانشگاه تهران داشته باشيد تا اين اثرات سودمند شما فراگير شود
يا در كنار درس روش تحقيق، درسي تدوين نماييد و به عنوان اختراع به وزارت علوم ببريد و پيشنهاد گنجانده شدن در سر فصل همه رشته ها را عرضه فرماييد
بسيار زحمت كشيده ايد
دقيق هستيد
كم گوي و گزيده گوي هستيد
حتما كتاب بنويسيد و بيش از ان سعي در انتشار اين ادرس سايت نماييد
بنده كلي در اينترنت گشتم تا توانستم يك صفحه پيدا كنم كه بسيار فراتر از انچه مي خواستم بود و البته جواب من هم جز در اين صفحه نبود(اينكه INDEX نويسي وظيفه ثانوي ويراستار فني است)
بسيار بهره بردم
سلام
اولین ایمیل رسمی خودم رو به یکی از اساتید دانشگاه که اتفاقا روی متن ایمیل حساس هستند فرستادم و مطالبتون در این زمینه بسیار کمکم کرد.
ممنونم
خوشحالم این مطالب بهتون کمک کرده. همه نوشته‌های مربوط به نوشتن رسمی ایمیل رو در یک فایل پی‌دی‌اف جمع‌آوری کردم. لطفاً لینک رو به دوستان‌تون معرفی کنید.
بسیار عالی و غنی نوشته بودید استاد .
سپاس از حضرتعالی
خیلی ممنون
از مطالب ارزشمند شما خیلی تشکر می کنم.
اگر خدا را به انداز ه ی معشوق های زمینی دوست می داشتیم فرمانش را اطاعت می کردیم و از منکرات او دوری می کردیم. سایتان خیلی الی است.
ممنون از سایت خوبتون
متشکرم
تعجب می کنم واقعا این ایمیل را برای استادان علیه تقلب و انجمن ریاضی فرستاده اید؟ یعنی شما معنی تقلب را نمیدانید؟ من مدافع این ناشر نیستم و مطلبی هم در آن چاپ نکرده ام اما برایم جالب است که چطور کسانی بدون اطلاع وبرای مطرخ شدن هر چیزی که یه ذهنشان می رشد روی وب می گذارند. ضمنا دوست عزیز برای مطرح شدن بهتر ین کار تحقیقات علمی است نه وارد شدن به مسایلی که اطلاع کامل ندارید. موفق باشبد.
با عرض پوزش، این دیدگاه رو اشتباهی به جای مطرح کردن در نوشته انتشارات Lambert آلمان؛ نوعی کلاهبرداری آکادمیک، در اینجا مطرح کردید.
جناب آقای دامن افشان
بهتر بود به جای “آقای دکتر قدسی عزیز” از “جناب آقای دکتر قدسی” استفاده می کردید. ضمنا در دنیا خیلی ناشرها هشتند که جهت کمک به دانشجویان تزهای آنها را چاپ می کنند و این کار به معنی تقلب نیست.
تا جایی که من می دونم آوردن دو واژه جناب و آقا پشت سرهم از نظر نگارشی صحیح نیست.
ممنون وحید جان. خیلی جالب بود.