تجربه من از ثبت‌نام در یک سمینار خارجی در آلمان

اگر دانشجوی تحصیلات تکمیلی و یا مدرس دانشگاه باشید، به احتمال زیاد تا به حال در یک یا چند سمینار و کنفرانس داخلی مرتبط با رشته تخصصی‌تان شرکت کرده‌اید. بنا به تجربه‌ شخصی خودم و نیز مشاهدات عینی دوستانم، متاسفانه بیشتر این سمینارها و کنفرانس‌ها از ضعف‌های مدیریتی و اجرایی بسیاری چه در هنگام فراخوان، چه در هنگام ثبت‌نام و چه در طول برگزاری رنج می‌برند. گاهی پوسترهای فراخوان با تاخیر یک‌ماهه به دانشگاه‌ها می‌رسند. گاهی سایت کنفرانس، دارای اطلاعات بسیار کمی در مورد کنفرانس و یا سمینار است. گاهی در صورت زود رسیدن به محل پذیرش، می‌بینید که کسی آنجا نیست. گاهی گردن‌آویزهای (یا اتیکت‌های) شناسایی کنفرانس را در همان موقع پذیرش با خودکار می‌نویسند و تحویل‌تان می‌دهند. گاهی همان موقع پذیرش شما را سرپا نگه‌ می‌دارند تا آن کیف معروف! را جلو چشم خودتان از خودنویس، سی‌دی و برگه یادداشت پر ‌کنند و تحویل‌تان دهند. گاهی وقتی گردن‌آویزتان را در هتل فراموش کرده‌اید، باید یک ساعت برای نگهبان درب محل پذیرایی توضیح بدهید که از شرکت‌کنندگان سمینار هستید و به خاطر خوردن یک عدد موز یا یک لیوان نسکافه جر و بحث نمی‌کنید.

از همه این ضعف‌ها که بگذریم، چیزی که تا به حال در وب‌سایت هیچ‌کدام از سمینارها و کنفرانس‌های داخلی ندیده‌ام، اطلاعاتی در مورد آب و هوا، آداب و رسوم، فرهنگ و قوانین ایران برای شرکت‌کنندگان خارجی است. چقدر خوب می‌شود اگر برای یک شرکت‌کننده خارجی توضیح داده شود که به محض ورود به ایران باید حجاب اسلامی را رعایت کند. چه اشکالی دارد که توضیح داده شود که در روزهای برگزاری کنفرانس، وضعیت آب و هوای شهر محل برگزاری کنفرانس چگونه است تا بتواند به عنوان مثال با خودش لباس گرم بیاورد. باید توضیح داده شود که در ایران و در هنگام گردش در شهر، نمی‌تواند در ملأ عام، جنس مخالفش را ببوسد. باید توضیح داد که در زمان اقامت در ایران و در صورت بروز مشکل، چطور می‌تواند به مترجم فارسی‌زبان و یا پلیس دسترسی داشته باشد. چه اشکالی دارد اگر یک غذای گیاهی هم برای افراد گیاه‌خوار در طول برگزاری کنفرانس سرو شود. باید حتی در مورد سرویس‌های بهداشتی ایرانی محل برگزاری کنفرانس هم توضیحاتی روی وب‌سایت کنفرانس قرار بگیرد. به نظر من، تنها در این صورت است که شرکت‌کننده خارجی با یک تجربه دلپذیر ایران را ترک می‌کند. در غیر این صورت، بدون داشتن پیش‌زمینه، بدون شک شوکه می‌شود.

از طرف دیگر در بیشتر کنفرانس‌ها و سمینارها، هیچ‌گونه تمهیداتی برای افراد معلول، مسن، خانم‌های باردار، خانم‌های دارای بچه شیرخواره و… در نظر گرفته نمی‌شود. شاید بگویید در هیچ کجای دنیا، چنین مواردی رعایت نمی‌شود؛ اما این‌طور نیست. با این مقدمه می‌خواهم به سراغ تجربه خودم از دعوت و ثبت‌نام در یک سمینار خارجی بروم تا ببینید که در کشوری مثل آلمان، سمینارها را چگونه برگزار می‌کنند.

سال دوم کارشناسی ارشد بودم که روزی روی تابلوی دفتر پست دانشکده، اسم خودم را دیدم. از آنجایی که انتظار دریافت نامه‌ای نداشتم، بلافاصله به مسئول مربوطه مراجعه کردم و پس از امضا، نامه‌ را دریافت کردم. نامه را باز کردم و دیدم که یک دعوت‌نامه رسمی برای شرکت در یک سمینار بین‌المللی در شهر ساربروخن آلمان در زمینه علوم کامپیوتر نظری است که مستقیماً به اسم و آدرس من در دانشکده فرستاده شده است. ابتدا کمی تعجب کردم؛ اما وقتی اسامی برگزار‌کنندگان آن را دیدم، متوجه شدم که یکی از آن‌ها همان استادی است که چند ماه قبل با ایشان یک پروپوزال برای مقطع دکتری نوشته بودم؛ بنابراین فهمیدم که ارسال نامه، به درخواست ایشان بوده است.

داخل نامه، اطلاعات بسیار کاملی در مورد اهداف سمینار، محورهای سمینار، برگزارکنندگان آن، زمان برگزاری، محل اقامت، هزینه سمینار و… داده شده بود. علاوه بر آن، برای دریافت اطلاعات بیشتر، وب‌سایت سمینار نیز معرفی شده بود. به همراه این اطلاعات، یک فرم ثبت‌نام نیز قرار داده شده بود که در آن خواسته شده بود که در صورت رضایت برای شرکت در سمینار، گزینه‌ای را تیک بزنیم؛ گیاه‌خوار بودن‌مان را مشخص کنیم؛ در صورت داشتن همراه، تخت‌خواب اضافه درخواست کنیم و اگر به چیز خاصی، آلرژی داریم، آن را مشخص کنیم و سپس آن را به شماره داده‌شده فکس کنیم و یا اطلاعات خواسته‌شده را به ای‌میل بخش خدمات، ارسال کنیم. هزینه سمینار هم در پایان سمینار، به صورت نقدی یا با کارت اعتباری گرفته می‌شد. همین! دیگر خبری از وارد کردن کد ملی، اسکن فیش واریزی به حساب بانک تجارت شعبه دانشگاه، همراه داشتن گواهی اشتغال به تحصیل و… که در سمینارهای داخلی مرسوم است، نبود.

نکته جالب دیگر آن، هزینه پایین آن نسبت به سمینارهای داخلی بود که برای هر روز فقط ۴۰ یورو بود که در آن زمان، هر یورو معادل ۱۲۸۰ تومان بود. این هزینه را می‌توانید با هزینه‌های ۲۰۰-۳۰۰ هزار تومانی کنفرانس‌های داخلی مقایسه کنید.

با دیدن شرایط سمینار، خیلی دوست داشتم در آن شرکت کنم؛ اما علاوه بر هزینه ثبت‌نام، باید هزینه‌های خرید بلیط هواپیما را هم در نظر می‌گرفتم که برای یک دانشجو مقداری سنگین بود. به همین خاطر، به منشی دبیر علمی سمینار ای‌میل زدم و گفتم که با وجود اینکه خیلی دوست دارم در سمینار شرکت کنم، هزینه‌های آن کمی برایم سنگین است. ایشان که خانمی بسیار مهربان بودند، در عرض یک ساعت جواب دادند و گفتند که این موضوع را با دبیر سمینار در میان می‌گذارند. خوشبختانه چند ساعت بعد، ای‌میل زیر را برایم فرستادند:

Dear Vahid Damanafshan,
I have good news: our Scientific Director has agreed to offer you free room and board during the seminar week and 600,– Euro travel cost support. You will receive the money in Euro-currency at the end of your seminar participation.
Gladly looking foward to welcoming you in October in our Center.

همان‌طور که می‌بینید، نه تنها کل هزینه ثبت‌نام، اقامت در هتل و… را تخفیف داده‌اند، بلکه ۶۰۰ یورو هم به عنوان کمک‌هزینه خرید بلیط در پایان کنفرانس به من می‌‌دادند! با دیدن این ای‌میل بلافاصله موافقت خودم برای شرکت در سمینار را اعلام کردم و یاد سمینار داخلی‌ای افتادم که سال قبل در ایران شرکت کرده بودم و برای گرفتن کمک‌هزینه آن، کلی با مسئولان دانشگاه کلنجار رفته بودم و در نهایت به هر نفرمان، فقط ۱۰ هزار تومان کمک کرده بودند؛ آن هم با نشان دادن کلی سند و مدرک و کارت دانشجویی. این برخورد کشور خودم بود و آن، برخورد یک کشور خارجی که از من فقط یک آدرس ای‌میل داشت.

زمان گذشت و من به خاطر اتمام تحصیلم، به سربازی رفتم. شش هفته قبل از سمینار، ای‌میلی از طرف مرکز برگزاری دریافت کردم. اولین نکته جالب این ای‌میل این بود که کدی را در اختیارمان قرار داده بود تا در صورت رسیدن به محل پذیرش در ساعات غیرمعمول، پشت درب نمانیم و با وارد کردن کد بتوانیم درب را باز کنیم؛ ورودمان را روی کاغذ با تیک زدن اسم‌مان مشخص کنیم؛ اتیکت‌مان را برداریم و به اتاق‌‌های یک‌نفره و مجهزمان برویم.

نکته جالب دیگر، راه‌اندازی یک سایت ویکی و در اختیار گذاشتن اطلاعات ورود به آن برای شرکت‌کنندگان بود تا شرکت‌کنندگان بتوانند با همدیگر ارتباط برقرار کنند و به عنوان مثال بتوانند با همدیگر هماهنگ کنند تا در یک ساعت مشخص به فرودگاه نزدیک محل برگزاری برسند و از آنجا یک تاکسی کرایه کنند تا هزینه‌های سفرشان پایین بیاید. به نظر من این مساله حتی در کنفرانس‌ها و سمینارهای داخلی هم باید در نظر گرفته شود. چه اشکالی دارد حتی برای شرکت‌کنندگان داخلی هم در بخشی از وب‌سایت کنفرانس، مسیرهای از ترمینال، راه‌آهن و فرودگاه تا محل برگزاری را کامل نشان دهیم تا شرکت‌کنندگانی که برای اولین بار به آن شهر می‌آیند، بتوانند با کمترین هزینه خود را به محل برگزاری برسانند.

علاوه بر موارد بالا، در سایت سمینار نیز اطلاعات جانبی زیادی در ارتباط با سمینار قرار داده شده بود. به عنوان مثال، در بخشی از آن، حتی نوشته شده بود که اگر به سرویس نگه‌داری بچه خردسال احتیاج دارید، موضوع را با بخش خدمات در میان بگذارید و یا حتی به نوع سیستم‌عامل‌های کامپیوترهای مرکز برگزاری اشاره شده بود. در بخشی دیگر، نوشته شده بود که به علت سرد بودن هوا، بهتر است با خودتان ژاکت همراه داشته باشید! همچنین پیشنهاد شده بود که یک جفت کفش پیاده‌روی هم برای گشتن مناطق ییلاقی اطراف مرکز هم همراه خودتان بیاورید. جالب اینجاست که به وجود یک اتاق موزیک با یک پیانوی گراند و دیگر آلات موسیقی هم اشاره شده بود. از دیگر نکات جالب آن، زمان صرف شام سمینار بود که از ساعت ۶ بعدازظهر شروع می‌شد و تا صبح روز بعد ادامه داشت. توضیحات مربوط به دسترسی به اینترنت هم که از موارد بدیهی موجود بود.

بعد از دریافت این ای‌میل، به خاطر سرباز بودنم، موضوع را با مسئولان پادگان برای گرفتن اجازه خروج از کشور در میان گذاشته و پاسپورت و دیگر مدارکم را در اختیارشان گذاشتم. بقیه‌اش را می‌توانید خودتان حدس بزنید: نه تنها موفق نشدم به این سمینار بروم، بلکه تقریباً ۶ ماه پاسپورتم ضبط شد!
چند روز بعد، ای‌میل زیر را برای مرکز فرستادم و دلیل نرفتنم را «چند گرفتاری خانوادگی» عنوان کردم و از آن‌ها عذرخواهی کردم:

Dear Ms. …,
I am writing to inform you that unfortunately I will not be able to participate in your seminar due to some family emergencies. I hope very much that you consider me as a participant in your upcoming seminars.
Please accept my deepest and sincerest apologies, and give my best wishes to the professors and the participants.
With respect and warm regards,
Vahid Damanafshan

قصد من از گفتن این تجربه، به هیچ‌وجه سیاه‌نمایی در مورد اوضاع برگزاری سمینارها و کنفرانس‌های داخلی و یا کم‌رنگ کردن زحمات برگزارکنندگان نیست؛ تنها هدفم این بود که نشان دهم با کمی برنامه‌ریزی و تحقیق درباره نحوه برگزاری کنفرانس‌های علمی در کشورهای توسعه‌یافته می‌توان کنفرانس یا سیمناری به یادماندنی برگزار کرد که خاطره آن تا سال‌ها در ذهن شرکت‌کنندگان باقی بماند.

تجربه شما از شرکت در کنفرانس‌های خارجی چیست؟ چه نکات جالبی از آن‌ها به یاد دارید؟ نقاط ضعف کنفرانس‌های داخلی چیست؟

در نوشته‌های بعدی این وبلاگ، باز هم درباره این‌گونه مسایل خواهم نوشت. اگر می‌خواهید از انتشار این نوشته‌ها باخبر شوید، می‌توانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ای‌میلی «پانویس» شوید. دقت داشته باشید که برای فعال‌سازی اشتراک ای‌میلی، باید ای‌میلی که از طرف وبلاگ برای‌تان فرستاده می‌شود را تأیید کنید.

لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=1224