اگر دانشجوی تحصیلات تکمیلی و یا مدرس دانشگاه باشید، به احتمال زیاد تا به حال در یک یا چند سمینار و کنفرانس داخلی مرتبط با رشته تخصصیتان شرکت کردهاید. بنا به تجربه شخصی خودم و نیز مشاهدات عینی دوستانم، متاسفانه بیشتر این سمینارها و کنفرانسها از ضعفهای مدیریتی و اجرایی بسیاری چه در هنگام فراخوان، چه در هنگام ثبتنام و چه در طول برگزاری رنج میبرند. گاهی پوسترهای فراخوان با تاخیر یکماهه به دانشگاهها میرسند. گاهی سایت کنفرانس، دارای اطلاعات بسیار کمی در مورد کنفرانس و یا سمینار است. گاهی در صورت زود رسیدن به محل پذیرش، میبینید که کسی آنجا نیست. گاهی گردنآویزهای (یا اتیکتهای) شناسایی کنفرانس را در همان موقع پذیرش با خودکار مینویسند و تحویلتان میدهند. گاهی همان موقع پذیرش شما را سرپا نگه میدارند تا آن کیف معروف! را جلو چشم خودتان از خودنویس، سیدی و برگه یادداشت پر کنند و تحویلتان دهند. گاهی وقتی گردنآویزتان را در هتل فراموش کردهاید، باید یک ساعت برای نگهبان درب محل پذیرایی توضیح بدهید که از شرکتکنندگان سمینار هستید و به خاطر خوردن یک عدد موز یا یک لیوان نسکافه جر و بحث نمیکنید.
از همه این ضعفها که بگذریم، چیزی که تا به حال در وبسایت هیچکدام از سمینارها و کنفرانسهای داخلی ندیدهام، اطلاعاتی در مورد آب و هوا، آداب و رسوم، فرهنگ و قوانین ایران برای شرکتکنندگان خارجی است. چقدر خوب میشود اگر برای یک شرکتکننده خارجی توضیح داده شود که به محض ورود به ایران باید حجاب اسلامی را رعایت کند. چه اشکالی دارد که توضیح داده شود که در روزهای برگزاری کنفرانس، وضعیت آب و هوای شهر محل برگزاری کنفرانس چگونه است تا بتواند به عنوان مثال با خودش لباس گرم بیاورد. باید توضیح داده شود که در ایران و در هنگام گردش در شهر، نمیتواند در ملأ عام، جنس مخالفش را ببوسد. باید توضیح داد که در زمان اقامت در ایران و در صورت بروز مشکل، چطور میتواند به مترجم فارسیزبان و یا پلیس دسترسی داشته باشد. چه اشکالی دارد اگر یک غذای گیاهی هم برای افراد گیاهخوار در طول برگزاری کنفرانس سرو شود. باید حتی در مورد سرویسهای بهداشتی ایرانی محل برگزاری کنفرانس هم توضیحاتی روی وبسایت کنفرانس قرار بگیرد. به نظر من، تنها در این صورت است که شرکتکننده خارجی با یک تجربه دلپذیر ایران را ترک میکند. در غیر این صورت، بدون داشتن پیشزمینه، بدون شک شوکه میشود.
از طرف دیگر در بیشتر کنفرانسها و سمینارها، هیچگونه تمهیداتی برای افراد معلول، مسن، خانمهای باردار، خانمهای دارای بچه شیرخواره و… در نظر گرفته نمیشود. شاید بگویید در هیچ کجای دنیا، چنین مواردی رعایت نمیشود؛ اما اینطور نیست. با این مقدمه میخواهم به سراغ تجربه خودم از دعوت و ثبتنام در یک سمینار خارجی بروم تا ببینید که در کشوری مثل آلمان، سمینارها را چگونه برگزار میکنند.
سال دوم کارشناسی ارشد بودم که روزی روی تابلوی دفتر پست دانشکده، اسم خودم را دیدم. از آنجایی که انتظار دریافت نامهای نداشتم، بلافاصله به مسئول مربوطه مراجعه کردم و پس از امضا، نامه را دریافت کردم. نامه را باز کردم و دیدم که یک دعوتنامه رسمی برای شرکت در یک سمینار بینالمللی در شهر ساربروخن آلمان در زمینه علوم کامپیوتر نظری است که مستقیماً به اسم و آدرس من در دانشکده فرستاده شده است. ابتدا کمی تعجب کردم؛ اما وقتی اسامی برگزارکنندگان آن را دیدم، متوجه شدم که یکی از آنها همان استادی است که چند ماه قبل با ایشان یک پروپوزال برای مقطع دکتری نوشته بودم؛ بنابراین فهمیدم که ارسال نامه، به درخواست ایشان بوده است.
داخل نامه، اطلاعات بسیار کاملی در مورد اهداف سمینار، محورهای سمینار، برگزارکنندگان آن، زمان برگزاری، محل اقامت، هزینه سمینار و… داده شده بود. علاوه بر آن، برای دریافت اطلاعات بیشتر، وبسایت سمینار نیز معرفی شده بود. به همراه این اطلاعات، یک فرم ثبتنام نیز قرار داده شده بود که در آن خواسته شده بود که در صورت رضایت برای شرکت در سمینار، گزینهای را تیک بزنیم؛ گیاهخوار بودنمان را مشخص کنیم؛ در صورت داشتن همراه، تختخواب اضافه درخواست کنیم و اگر به چیز خاصی، آلرژی داریم، آن را مشخص کنیم و سپس آن را به شماره دادهشده فکس کنیم و یا اطلاعات خواستهشده را به ایمیل بخش خدمات، ارسال کنیم. هزینه سمینار هم در پایان سمینار، به صورت نقدی یا با کارت اعتباری گرفته میشد. همین! دیگر خبری از وارد کردن کد ملی، اسکن فیش واریزی به حساب بانک تجارت شعبه دانشگاه، همراه داشتن گواهی اشتغال به تحصیل و… که در سمینارهای داخلی مرسوم است، نبود.
نکته جالب دیگر آن، هزینه پایین آن نسبت به سمینارهای داخلی بود که برای هر روز فقط ۴۰ یورو بود که در آن زمان، هر یورو معادل ۱۲۸۰ تومان بود. این هزینه را میتوانید با هزینههای ۲۰۰-۳۰۰ هزار تومانی کنفرانسهای داخلی مقایسه کنید.
با دیدن شرایط سمینار، خیلی دوست داشتم در آن شرکت کنم؛ اما علاوه بر هزینه ثبتنام، باید هزینههای خرید بلیط هواپیما را هم در نظر میگرفتم که برای یک دانشجو مقداری سنگین بود. به همین خاطر، به منشی دبیر علمی سمینار ایمیل زدم و گفتم که با وجود اینکه خیلی دوست دارم در سمینار شرکت کنم، هزینههای آن کمی برایم سنگین است. ایشان که خانمی بسیار مهربان بودند، در عرض یک ساعت جواب دادند و گفتند که این موضوع را با دبیر سمینار در میان میگذارند. خوشبختانه چند ساعت بعد، ایمیل زیر را برایم فرستادند:
Dear Vahid Damanafshan,
I have good news: our Scientific Director has agreed to offer you free room and board during the seminar week and 600,– Euro travel cost support. You will receive the money in Euro-currency at the end of your seminar participation.
Gladly looking foward to welcoming you in October in our Center.
همانطور که میبینید، نه تنها کل هزینه ثبتنام، اقامت در هتل و… را تخفیف دادهاند، بلکه ۶۰۰ یورو هم به عنوان کمکهزینه خرید بلیط در پایان کنفرانس به من میدادند! با دیدن این ایمیل بلافاصله موافقت خودم برای شرکت در سمینار را اعلام کردم و یاد سمینار داخلیای افتادم که سال قبل در ایران شرکت کرده بودم و برای گرفتن کمکهزینه آن، کلی با مسئولان دانشگاه کلنجار رفته بودم و در نهایت به هر نفرمان، فقط ۱۰ هزار تومان کمک کرده بودند؛ آن هم با نشان دادن کلی سند و مدرک و کارت دانشجویی. این برخورد کشور خودم بود و آن، برخورد یک کشور خارجی که از من فقط یک آدرس ایمیل داشت.
زمان گذشت و من به خاطر اتمام تحصیلم، به سربازی رفتم. شش هفته قبل از سمینار، ایمیلی از طرف مرکز برگزاری دریافت کردم. اولین نکته جالب این ایمیل این بود که کدی را در اختیارمان قرار داده بود تا در صورت رسیدن به محل پذیرش در ساعات غیرمعمول، پشت درب نمانیم و با وارد کردن کد بتوانیم درب را باز کنیم؛ ورودمان را روی کاغذ با تیک زدن اسممان مشخص کنیم؛ اتیکتمان را برداریم و به اتاقهای یکنفره و مجهزمان برویم.
نکته جالب دیگر، راهاندازی یک سایت ویکی و در اختیار گذاشتن اطلاعات ورود به آن برای شرکتکنندگان بود تا شرکتکنندگان بتوانند با همدیگر ارتباط برقرار کنند و به عنوان مثال بتوانند با همدیگر هماهنگ کنند تا در یک ساعت مشخص به فرودگاه نزدیک محل برگزاری برسند و از آنجا یک تاکسی کرایه کنند تا هزینههای سفرشان پایین بیاید. به نظر من این مساله حتی در کنفرانسها و سمینارهای داخلی هم باید در نظر گرفته شود. چه اشکالی دارد حتی برای شرکتکنندگان داخلی هم در بخشی از وبسایت کنفرانس، مسیرهای از ترمینال، راهآهن و فرودگاه تا محل برگزاری را کامل نشان دهیم تا شرکتکنندگانی که برای اولین بار به آن شهر میآیند، بتوانند با کمترین هزینه خود را به محل برگزاری برسانند.
علاوه بر موارد بالا، در سایت سمینار نیز اطلاعات جانبی زیادی در ارتباط با سمینار قرار داده شده بود. به عنوان مثال، در بخشی از آن، حتی نوشته شده بود که اگر به سرویس نگهداری بچه خردسال احتیاج دارید، موضوع را با بخش خدمات در میان بگذارید و یا حتی به نوع سیستمعاملهای کامپیوترهای مرکز برگزاری اشاره شده بود. در بخشی دیگر، نوشته شده بود که به علت سرد بودن هوا، بهتر است با خودتان ژاکت همراه داشته باشید! همچنین پیشنهاد شده بود که یک جفت کفش پیادهروی هم برای گشتن مناطق ییلاقی اطراف مرکز هم همراه خودتان بیاورید. جالب اینجاست که به وجود یک اتاق موزیک با یک پیانوی گراند و دیگر آلات موسیقی هم اشاره شده بود. از دیگر نکات جالب آن، زمان صرف شام سمینار بود که از ساعت ۶ بعدازظهر شروع میشد و تا صبح روز بعد ادامه داشت. توضیحات مربوط به دسترسی به اینترنت هم که از موارد بدیهی موجود بود.
بعد از دریافت این ایمیل، به خاطر سرباز بودنم، موضوع را با مسئولان پادگان برای گرفتن اجازه خروج از کشور در میان گذاشته و پاسپورت و دیگر مدارکم را در اختیارشان گذاشتم. بقیهاش را میتوانید خودتان حدس بزنید: نه تنها موفق نشدم به این سمینار بروم، بلکه تقریباً ۶ ماه پاسپورتم ضبط شد!
چند روز بعد، ایمیل زیر را برای مرکز فرستادم و دلیل نرفتنم را «چند گرفتاری خانوادگی» عنوان کردم و از آنها عذرخواهی کردم:
Dear Ms. …,
I am writing to inform you that unfortunately I will not be able to participate in your seminar due to some family emergencies. I hope very much that you consider me as a participant in your upcoming seminars.
Please accept my deepest and sincerest apologies, and give my best wishes to the professors and the participants.
With respect and warm regards,
Vahid Damanafshan
قصد من از گفتن این تجربه، به هیچوجه سیاهنمایی در مورد اوضاع برگزاری سمینارها و کنفرانسهای داخلی و یا کمرنگ کردن زحمات برگزارکنندگان نیست؛ تنها هدفم این بود که نشان دهم با کمی برنامهریزی و تحقیق درباره نحوه برگزاری کنفرانسهای علمی در کشورهای توسعهیافته میتوان کنفرانس یا سیمناری به یادماندنی برگزار کرد که خاطره آن تا سالها در ذهن شرکتکنندگان باقی بماند.
تجربه شما از شرکت در کنفرانسهای خارجی چیست؟ چه نکات جالبی از آنها به یاد دارید؟ نقاط ضعف کنفرانسهای داخلی چیست؟
در نوشتههای بعدی این وبلاگ، باز هم درباره اینگونه مسایل خواهم نوشت. اگر میخواهید از انتشار این نوشتهها باخبر شوید، میتوانید به طور رایگان، مشترک خوراک «پانویس» و یا مشترک ایمیلی «پانویس» شوید. دقت داشته باشید که برای فعالسازی اشتراک ایمیلی، باید ایمیلی که از طرف وبلاگ برایتان فرستاده میشود را تأیید کنید.
لینک ثابت: https://panevis.ir/?p=1224
نوشتههای پیشنهادی
- جلسه اول کلاس؛ شانسی برای اثرگذاری مفید
- معرفی کتاب خود استاد به عنوان منبع درس: کاری اخلاقی یا غیراخلاقی؟
- پاسخ به چند سوال درباره دزدی علمی (۱)
- درخواست مقاله یا بخشی از یک کتاب از نویسنده آن
- رعایت نشدن قانون کپیرایت در دانشگاهها
- چرا به دانشجو، نمره پاسی نمیدهم؟
- نظرسنجی: علت درس نخواندن دانشجویانم

سلام .ببخشید من دانشجو هستم و برای یک کنفرانسی میخام مقاله اماده کنم من چیکار کنم ؟برای هزینه چطور پرداخت کنم؟ با توجه به اینکه الان همشون انلاینه باز هم هزینه هاشون زیاده؟ .مرسی ازتون
اگه مشکلتون، هزینهس، میتونین صادقانه باهاشون صحبت کنین و بگین من چون هنوز دانشجوام، توانایی پرداخت این هزینه رو ندارم.
برای پرداخت هزینه هم میتونین از سایتهای واسطه پرداخت ایرانی استفاده کنین. کافیه عبارت «پرداخت هزینه کنفرانسهای خارجی» رو گوگل کنین.
سلام و ممنون که تجربتون رو به اشتراک گداشتین. میشه لطف کنید متن ایمیلی رو که برای درخواست تخفیف براشون ارسال کردین رو به اشتراک بگذارید.
توی کامنتها فکر کنم متن فارسیش رو گذاشتم. برای نوشتن ایمیل میتونین از راهنمای نوشتن ایمیل رسمی استفاده کنین.
با سلام و احترام
منظور از delegate registration در سایت سمینار چیست
تا اونجایی که من میدونم، معنیهای مختلف میتونه بده. مثلاً اینجا رو ببینین.
بهتره از خود سمینار بپرسین.
با سلام و تاسف فراوان كه نتونستيد در كنفرانس شركت كنيد. واقعا يكى از مسايل كه باعث فرار مغزها از كشور ميشه، همين مسايل هست. فقط ميتونيم تاسف بخوريم
سلام واقعا ممنون از مطلب مفید که اشتراک گذاشتین
یه سوال داشتم ایا دانشجویی بدون ارایه مقاله میتونه در سمینار های اروپایی شرکت کنه یعنی براش ویزا صادر میشه که در تاریخ فلان در سمینار حضور پیدا کنه؟
ممنون 🌸
چرا نشه. ولی گرفتن ویزا واسه ارائه مقاله به نظرم راحتتره.
سلام آقا وحید، من یک مقاله ISI دو ماه پیش چاپ کردم امروز ایمیلی از طرف یک کنفرانس معتبر در امریکا دریافت کردم که از من دعوت کردن به عنوان سخنران در کنفرانس حضور پیدا کنم و اینکه 2 شب اقامت من و همراهم رو تقبل کردن، خیلی تمایل دارم برم چون اساتید برجسته رشته فیزیک در این کنفرانس حضور دارن و فرصت مناسبیه که یک موقعیت شغلی و یا تحصیلی برای خودم فراهم کنم. اما متاسفانه هم هزینه ثبت نام (750 دلار) و هم هزینه دریافت ویزا و بلیط رفت و برگشت برام سنگینه! نمی دونم چکار کنم چطور بهشون انتقال بدم مشکلم چیه تا شاید مشابه شرایط شما با من مساعدت مالی داشته باشن؟ اینم بگم که کنفرانس 3 ژوئن یعنی حدود 2 ماه دیگه.
خیلی صادقانه همین چیزایی رو که به من گفتین رو بهشون بگین. آخرش بگین خیلی ممنون میشم در صورت امکان بعضی از هزینهها رو بهم تخفیف بدین.
فقط ۲ ماه فرصت کمی نیست واسه انجام کارها؟!
نمی دونم متاسفانه دیر به من پیام فرستادن و دیر متوجه شدم، نمی دونم سعی میکنم اگه رسیدم خوب میرم اگر نشد خوب ایمیل می فرستم و ضمن تشکر دلیل نرسیدن رو توضیح خواهم داد.
سلام وقتتون بخیر
ببخشید من یک مقاله برای کنفرانسی در آمریکا فرستادم که پذیرش شده است اما بایستی در کنفرانس حضور یابم و مقاله را ارائه کنم تا مقاله چاپ شود. میشه لطفا من را راهنمایی فرمایید که برای شرکت در کنفرانس چه مراحلی را باید طی کنم؟ همچنین تقریبا هزینه آن چقدر خواهد شد؟
با تشکر
قوانین ویزای آمریکا که هی داره تغییر میکنه. هزینهها هم دیگه خیلی متغیره.
پیشنهاد میکنم از کسانی مثل خودتون که قراره توی این کنفرانس شرکت کنن، بپرسین؛ مخصوصاً اونایی که سابقه سفر به آمریکا رو دارن.
سلام جناب دامن افشان
تجربه بسيار جالبى بود. شايد دليل اين همه تفاوت را بايد در اهداف برگزارى يك كنفرانس ديد، متاسفانه در بسيارى از كنفرانس هاى داخلى هدف تنها مطرح شدن به عنوان يك برگزار كننده و حتى در بعضى موارد درآمدزايى است و ديده ميشود كه اصلا به كيفيت مقاله ها توجهى نميشود. تنها ملاك تعداد شركت كننده مهم است. با اين نگاه هيچ وقت نميشه انتظار داشت مواردى كه شما مطرح كرديد، براى يك برگزار كننده داخلى مهم باشد.
سلام ممنون از مطالبتون
ميشه از تجربتون از كنگره بين الملل در ايران بگيد چون پژوهش دانشگاه بدنبال اين هدف هست ولي اطلاعاتمون به عنوان كادر ضعيفه
ممنونم
اگه مطلب خواستي هست كه مطالعه كنم حتي به زبان انگليسي هم باسه ممنون ميشم به ايميلم بفرستيد سپاس فراوان
دقیقاً سوالتون چیه؟ در مورد روشهای بهتر برگزار کردن سمینار بگم؟
تشکر از نوشتن تجربتون. نتیجه اخلاقی اینکه اوناییکه مثل من مشکل سربازی دارن وقتشون تلف برای شرکت نکنن .
سلام آقا وحید. ممنون از اطلاعات کامل و مفیدتون. من به کسب اطلاعات در زمینه کامپیوتر علاقمندم و دوس دارم توی کنفرانس های خارجی شرکت کنم . آیا برای حضور در این سمینارها و کنفرانس ها > صرفا مدرک تحصیلی و دانشجو بودن مهمه؟ من چطور میتونم درخواست بدم ؟
منظورتون رو متوجه نشدم. درخواست چی بدین؟
معمولاً شرکت تو تقریباً همه کنفرانسها برای عموم آزاده. منتهی اگه دانشجو یا عضو فلان انجمن علمی باشین، ممکنه یه سری تخفیفهایی بهتون بدن.
سلام.ممنون بابت پست زیباتون
من میخوام به یک کنفرانس بین اللملی در خارج از کشور مقاله یی ارسال کنم، اما چون تجربه این کار را ندارم نمیدانم چطور هزینه کنفرانس را باید پرداخت کنم.چه روش هایی برای پرداخت وجود دارد؟
ممنون
با توجه به اینکه توی ایران امکان استفاده از سیستمهای پرداخت بینالمللی مثل پیپال رو نداریم، میتونین براشون توضیح بدین این قضیه رو. خیلی از کنفرانسها همون لحظه پذیرش امکان دریافت هزینه کنفرانس رو به صورت نقدی دارن.
سلام . ممنون از مطلبی که به اشتراک گذاشتید. من برای یک کنفرانسی در برلین آلمان مقاله فرستادم که پذیرفته شده که تاریخ برگزاری اش 11 شهریور است. برای تعیین وقت سفارت المان اقدام کردم ولی شنیدم روندش طولانیه . ممکنه تا اون زمان ویزا برام صادر نشه ؟ و اینکه من به همراه همسرم می خام برم و می تونم از کنفرانس برای هر دو دعوت نامه بگیرم. ایا این دعوت نامه کفایت می کنه یا باید مثل افرادی که به عنوان توریست می رن وثیقه گذاشت و سایر مدارک را اماده کرد ؟
بله. زمان کمی دارین؛ اما دعوتنامه رو اگه نشون سفارت بدین، فکر کنم خارج از نوبت بهتون ویزا میدن.
در مورد سوال دوم اطلاعی ندارم متاسفانه. قوانین هر روز عوض میشه.
خییلی مطلب جالبی بود
بنده تازه فارغ التحصیل شدم و بدلیل مسایل مالی از کنفرانس دوبی صرف نظر کردم اما در یک کنفرانس داخلی شرکت کردم و اگرچه دانشگاه مبلغ 200 هزار تومان کمک مالی داد بهم اما کیفیتت سمینار با اینکه تحت نظر ISC بود خیلی ضعیف بود.
با سلام و عرضتشکر بابت مطالب خوبتون
چد تایی سایت در ارتباط با همایش های خارجی دیدم در خصوص اقامت شب معمولا برنامه ریزی نمی کنند و خودمون باید جایی رو پیدا کنیم؟
برعکس نظر شما فکر میکنم همهشون یا حداقل خیلیهاشون محل اقامت هم ارائه میدن.
سلام
ممنون از اطلاعات مفیدتون. من میخوام برای درخواست کمک هزینه شرکت در سمینار ایمیل بفرستم ولی نمیدونم مخاطبم رو چی باید بنویسم توی سایت کنفرانس جستجو کردم که اسم شخص مسئول برگزاری رو پیدا کنم ولی ایمیل به نام کمیته ی برگزاری هست . ممنون میشم در این مورد راهنمایی بفرمایید.
موقع ایمیل نوشتن وقتی مخاطب ایمیل مشخص نیست، از عبارت To whom it may concern استفاده میکنن.
با سلام
لطفا مراحل شرکت در یک سمینار خارجی را بفرمایید
آیا به این شکل است؟
1_ ثبت نام در سایت مربوطه
2_ تایید شدن توسط برگزارکننده و ارسال دعوت نامه به آدرس من در ایران
3_ حضور در سفارت کشور مربوطه و نشان دادن دعوت نامه به آنها و دریافت ویزا
4_ خرید بلیط هواپیما و پرواز به کشور مربوطه
5_ شرکت در سمینار
تقریباً درسته. فقط لزوماً دعوتنامه رو به صورت پستی نمیفرستن. گاهی همون فایل پیدیاف یا حتی پرینت ایمیل کفایت میکنه. ایمیل برخلاف ایران، توی کشورهای دیگه خیلی اعتبار و سندیت داره.
ببخشید من میخواهم درخواست گرنت برای سمینار بدم. ولی نمیدونم چی باید توش بنویسم. مقاله برای سمینار آماده کردم ولی هزینه های شرکت برام سنگینه!
توی یه خط خودتون، رشتهتون، دانشگاه و کشورتون رو معرفی کنین.
توی خط بعدی بگین که خیلی علاقه دارین توی سمینار شرکت کنین؛ اما به دلیل دانشجو بودن، هزینههای سمینار برام زیاده. ازشون بخواین اگر امکان داره یه تخفیفی بهتون بدن.
سلام بسیار متشکرم بسیار دلنشین بود و حتی در ضمن خوندن متنتون دوست نداشتم پایان یابد چون در هر قسمتش مطلب آموزنده ای میافتم.
امیدوارم سمینارهای داخلی هم به حد بالایی از کیفیت برسند.
من که متاسفانه تا الان فرصت شرکت در یک سمینار بین المللی را نداشتم.
سلام
امکان داره در نوشتن یک نامه برای درخواست پذیرش شرکت در کنفرانس به من کمک کنید؟
چنین نامه ای شامل چه مواردی باید باشد؟
شرکت در کنفرانس که نیازی به درخواست نداره. معمولاً هر کسی میتونه ثبتنام کنه.